Monet yritykset käyvät läpi budjetointiprosessin vuosittain yksinkertaisesti siksi, että tekivät sen edellisenä vuonna, mutta eivät tiedä, miksi ne jatkavat uusien budjettien luomista. Mitkä ovat budjetoinnin tavoitteet? He ovat:
Tarjoa rakenne. Budjetti on erityisen hyödyllinen, kun annetaan yritykselle ohjeita siitä suuntaan, johon sen oletetaan menevän. Siten se muodostaa perustan suunnitella mitä tehdä seuraavaksi. Toimitusjohtajaa suositellaan asettamaan budjetti yritykselle, jolla ei ole hyvää suuntaa. Budjetti ei tietenkään tarjoa suurta rakennetta, jos toimitusjohtaja jättää budjetin viipymättä ja tarkistaa sitä vasta ensi vuonna. Budjetti tarjoaa huomattavan määrän rakennetta vain silloin, kun johto viittaa siihen jatkuvasti, ja arvioi työntekijöiden suorituskyvyn siinä esitettyjen odotusten perusteella.
Ennustaa kassavirrat. Budjetti on erittäin hyödyllinen yrityksissä, jotka kasvavat nopeasti, joiden myynti on kausiluonteista tai joiden myynti on epäsäännöllistä. Näillä yrityksillä on vaikea arvioida, kuinka paljon käteistä heillä todennäköisesti on lähitulevaisuudessa, mikä johtaa määräajoin käteiseen liittyviin kriiseihin. Budjetti on hyödyllinen kassavirtojen ennustamisessa, mutta tuottaa yhä epäluotettavampia tuloksia tulevaisuudessa. Näin ollen näkymä kassavirroista on kohtuullinen budjetoinnin tavoite vain, jos se kattaa talousarvion muutaman seuraavan kuukauden.
Kohdentaa resursseja. Jotkut yritykset käyttävät budjetointiprosessia työkaluna päättäessään, mihin varoja jaetaan eri toimintoihin, kuten käyttöomaisuuden hankintaan. Vaikka se on pätevä tavoite, se tulisi yhdistää kapasiteettirajoitusanalyysiin (joka on pikemminkin teollisuustekniikan kuin taloudellisen toiminnan tehtävä) sen määrittämiseksi, mihin resurssit todella tulisi kohdistaa.
Malliskenaariot. Jos yrityksellä on edessään useita mahdollisia polkuja, joita pitkin se voi matkustaa, voit luoda budjettisarjan, jokainen perustuu erilaisiin skenaarioihin, arvioidaksesi kunkin strategisen suunnan taloudelliset tulokset. Vaikka tämä tavoite on hyödyllinen, se voi johtaa erittäin epätodennäköisiin tuloksiin, jos johto antaa itsensä tulla liian optimistiseksi lisäämällä oletuksia budjettimalliin.
Mittaa suorituskyky. Yhteinen tavoite budjetin luomisessa on käyttää sitä työntekijöiden suorituksen arvioinnin perustana käyttämällä budjetista saatavia variansseja. Tämä on petollinen tavoite, koska työntekijät yrittävät muuttaa budjettia, jotta heidän henkilökohtaiset tavoitteensa olisi helpompi saavuttaa (tunnetaan budjetin löysänä).
Sitä vastoin budjetoinnista ei välttämättä ole paljon hyötyä vakiintuneelle yritykselle, jolla on tasainen suorituskyky. Tässä tapauksessa parempi lähestymistapa voi olla organisaation hallinta jatkuvan ennusteen perusteella, jota päivitetään säännöllisesti. Se vähentää taloudellisiin ennusteisiin liittyvää työtä ja antaa yrityksen myös siirtää toimintapainonsa lyhyelle varoitusajalle.
