Kirjanpitotietojen oikea-aikaisuus tarkoittaa tietojen toimittamista käyttäjille riittävän nopeasti, jotta he voivat toimia. Oikea-aikaisuus on erityisen tärkeä liiketoiminnan neljällä osa-alueella, jotka ovat seuraavat:
- Tilinpäätös. Tilinpäätöksen julkaisemista ei voida viivästyttää niin, että yritysjohtajat ymmärtäisivät liian myöhään, että on olemassa vakava tulos- tai likviditeettiongelma, joka on korjattava. Tämän vuoksi ajantasaisuuden käsite tällä alalla tarkoittaa sitä, että rekisterinpitäjän tulisi käyttää nopeasti sulkeutumistekniikoita sulkemaan kirjanpito ja jakamaan tarkat tilinpäätökset mahdollisimman nopeasti.
- Varianssianalyysi. Kustannuslaskennassa on paljon eroja myynnin, ostojen, materiaalien käytön, yleiskustannusten ja suoran työvoiman alueilla. Kirjanpitoosasto kokoaa ja raportoi nämä poikkeamat yleensä kuukauden lopussa. Tämä viivästynyt raportointi on aivan liian myöhäistä johtajien ryhtyä korjaaviin toimiin. Siksi on yleensä parempi ottaa reaaliaikainen varianssiraportointi käyttöön kaupan alueella sen sijaan, että kirjanpitäjät tekisivät sen pitempään.
- Vastuullisuusraportointi. Yrityksen tuotot ja kustannukset voidaan jakaa ja jakaa eri vastuuhenkilöille koko organisaatiossa. Jos näin on, oikea-aikaisuus voi tarkoittaa sitä, että tietoa työnnetään käyttäjille päivittäin, eikä kuukausittaista aikataulua, jota yleensä noudatetaan tilinpäätöksen julkaisemisessa.
- Lainsäädännön raportointi. Julkisesti pidetyn yrityksen on tehtävä tietyt raportit neljännesvuosittain tai vuosittain. Jos ei, yritys ei noudata valvovan valtion yksikön vaatimuksia.
Näiden esimerkkien perusteella voimme nähdä, että kirjanpito-osaston tulisi mukauttaa raportointiaikataulua vastaamaan käyttäjien erilaisia tarpeita erityyppisille tiedoille. Joissakin tapauksissa varianssiraportoinnissa ei ehkä ole mahdollista toimittaa kirjanpitotietoja ajoissa, jolloin tällainen raportointi olisi lopetettava.
Tiedonkäsittelyn ajankohtaisuuteen liittyy luonnollinen ongelma, että tietojen kokoaminen, analysointi ja raportointi nopeammin voi maksaa enemmän. Toinen asia on, että virheiden paljastamiseen ja korjaamiseen on vähemmän aikaa, joten virheellisten tietojen julkaisemisen riski on suurempi.
