Kustannustilin käsitteellä on kaksi erilaista merkitystä. Yksi liittyy matka- ja viihdekuluihin, ja toinen on yleisempi käsite, joka yksilöi tilityypin. Molemmat määritelmät on esitetty jäljempänä.
T&E -kulutustili
Kulutili tarkoittaa työntekijälle maksettuja varoja, jotka sitten käytetään matka- ja viihdekuluihin. Kulutilit varat voidaan maksaa etukäteen siitä ajankohdasta, jolloin ne tosiasiallisesti käytetään yrityksen liiketoimintaan, jolloin varoja kutsutaan ennakkomaksuiksi. Vaihtoehtoisesti varat voidaan maksaa vastauksena työntekijän toimittamaan kuluraporttiin, jolloin varoja kutsutaan korvauksiksi. Ennakkomaksu kirjataan aluksi lyhytaikaiseksi omaisuudeksi, kun taas korvaus kirjataan välittömästi kuluksi syntymishetkellä. Kun työntekijä esittää todisteita ennakon käytöstä, lyhytaikainen omaisuus kirjataan kuluksi.
Kulutiliin liittyvien käteismaksujen määrä on yleensä suurin, kun se liittyy työntekijään, joka toimii itsenäisesti yrityksen sisäisestä toiminnasta, josta paras esimerkki on myyjä. Nämä henkilöt tarvitsevat riittävän rahoituksen matkustaa enemmän kuin muille työntekijöille on tapana.
Kulutilin käsitettä voidaan käyttää väärin joko käyttämällä enemmän varoja kuin varovainen henkilö tarvitsee, tai vastaanottamalla ennakkoja ja käyttämättä käteistä yrityksen puolesta. Tämän vuoksi monet yritykset asettavat tiukan valvonnan kustannustilien käyttöön, mukaan lukien kustannusraporttien, matkakäytäntöjen, suoritettujen maksujen tarkastukset ja ennakkomaksutilin jatkuvan tarkastelun.
Kulutilin tyyppi
Suurin osa kaikista pääkirjassa käytetyistä tileistä on kulutustilejä. Tämä on eräänlainen väliaikainen tili, johon tallennetaan kaikki yhteisölle tilikauden aikana aiheutuneet kulut. Siten voi olla pankkitilien, myytyjen tavaroiden, apuohjelmien ja niin edelleen kustannustilejä. Näitä tilejä pidetään väliaikaisina, koska ne on nollattu tilikauden lopussa, jotta tilaa uusille kuluille voidaan kirjata seuraavalla tilikaudella.
