Yleinen ostotilaus on ostajan ja toimittajan välinen sopimusjärjestely, jonka mukaan toimittaja toimittaa tavaroita tai palveluja ostajalle ennalta määritettyyn hintaan tietyn ajan. Ostajat käyttävät vilttiostotilauksia yhdistämään useita pienempiä ostotilauksia yhdeksi suureksi ostoksi, jolla on seuraavat edut:
Paperityötä. Yhden yleisen ostotilauksen ja myöhempien julkaisujen tekeminen kyseistä tilausta vastaan on paljon vähemmän työtä kuin useiden erillisten ostotilausten valmistelussa.
Hinta. Suuri joukko yksiköitä koskeva yleinen ostotilaus voi saada aikaan alennuksen toimittajalta.
Toimittajien keskittäminen. Ostaja voi keskittää ostoksensa suhteellisen pienen toimittajien määrän kanssa, mikä lyhentää aikaa, joka muuten vaaditaan neuvottelemaan hinnoista ja muista ehdoista suuremman toimittajien kanssa.
Yleinen ostotilaus toimii parhaiten, kun käsitellään toistuvia ostoksia samalta toimittajalta pidemmän ajanjakson ajan. Se ei ole hyödyllinen, kun hinta, tarvittava määrä tai tuotteen laatu vaihtelevat.
Kun käytetään yleistä ostotilausta, ostavan yksikön tulisi seurata tilausmäärää sopimuksen voimassaoloaikana varmistaakseen, että luvattu ostomäärä todella tilataan, ja tietää, milloin sitoumuksen kokonaismäärä on tilattu, jotta uusi sopimus voidaan neuvotella.
