Toiminnallinen kirjanpito on taloudellisten tulosten raportointimuoto, joka kokoaa tulokset suoritettujen toimintojen perusteella. Tätä lähestymistapaa käytetään yleisimmin osastokohtaisissa klustereissa, ja sitä käytetään yleensä suuremmissa organisaatioissa. Esimerkiksi yrityksen kulut voidaan ryhmitellä tuloslaskelmaan seuraavasti:
Kirjanpito- ja rahoitusosasto
Insinööriosasto
Materiaalihallinto-osasto
Tuotanto-osasto
Myyntiosasto
Kustannukset ryhmitellään yhteen tällä tavalla yksittäisten osastojen suorituskyvyn seuraamiseksi ja arvioimiseksi. Toiminnallinen kirjanpito on siis eräänlainen vastuullisuuslaskenta, koska osaston johtaja vastaa osastolle veloitettavista kuluista.
Jotta kustannukset voidaan raportoida toimintokohtaisesti, on tarpeen järjestää uudelleen yrityksen tililuettelo. Esimerkiksi tavallisessa tilikartassa voi olla yksi vuokrakulutili, jolle on määritetty yksi tilikoodi. Toiminnallisessa kirjanpitoympäristössä kullekin osastolle on oltava erillinen vuokrakulujen nimitys, jotta vuokrat voidaan kohdistaa kullekin osastolle. Seuraava esimerkki.
Vuokrakulut - kirjanpito (# 7600-100)
Vuokrakulut - tekniikka (# 7600-200)
Vuokrakulut - materiaalien hallinta (# 7600-300)
Vuokrakulut - tuotanto (# 7600-400)
Vuokrakulut - myynti (# 7600-500)
Laskentajärjestelmän raporttiohjelmisto kerää sitten kaikki kulut tililuettelon osastokoodien perusteella ja käyttää sitä toiminnalliseen toimintaan perustuvan tuloslaskelman kokoamiseen.
