Pääkirja on tiedosto, joka koostuu tileistä, joita käytetään organisaation liiketoimien kirjaamiseen. Pääkirjassa on erityisesti määritelty malli, jota käytetään lukemattomien tapahtumien järjestämiseen, jotka voidaan tallentaa tiedostoon. Malli voi vaihdella hieman kirjanpito-ohjelmistopaketin mukaan, mutta sisältää yleensä seuraavat kentät:
Tilinumero. Tämä on tilin ensisijainen tunniste. Jokaisessa yrityksessä on useita mahdollisia tilinumerokonfiguraatioita, kuten kaksi yrityskoodin numeroa, kaksi muuta osastokoodin numeroa ja kussakin yrityksessä kolme muuta tietyn omaisuuserän, velan, oman pääoman, tuoton tai kulunumeroa. osasto.
Tilin nimi. Tämä on jokaisen tilin nimi. Se on yleensä asetettu erilliseen tiedostoon, ja se näkyy automaattisesti pääkirjassa, kun tilinumero lisätään.
Veloittaa. Tämä on kenttä, johon merkinnän veloitusosa tehdään.
Luotto. Tämä on kenttä, johon merkinnän luotto-osa tehdään.
Viitenumero. Tapahtumanumero syötetään osana jokaista tapahtumaa, mahdollisesti myös tunnuksella, joka kuvaa tallennettavan toiminnan tyypin. Esimerkiksi päiväkirjakirjaustapahtuman numeroa voi edeltää "JE", kun taas kassakuittijärjestelmän kautta syötettyä käteiskuittia voi edeltää "CR".
Yhteensä. Jokaisen tilitiedon alareunassa on summa-rivi, jossa ilmoitetaan veloituksen kokonaismäärä ja hyvitys yhteensä pääkirjan päivämääränä. Muiden pääkirjan kenttien oikealla puolella voi olla myös laskettu juokseva summa, joka ilmoittaa lopullisen tilin saldon jokaisesta tapahtumasta.
Useimmat pääkirjat sallivat myös budjettitietojen syöttämisen. Nämä tiedot voidaan tallentaa erilliseen tiedostoon, ja ne näkyvät tilinpäätöksessä vain, kun lausunnoissa käytetään budjettia todelliseen muotoon verrattuna.
