Kun yritys vastaanottaa päivittäin suuren määrän asiakasmaksuja, kassalla voi olla melko vaikeaa soveltaa kuitteja oikeaan aikaan avoimiin myyntisaamisiin. Jos näin on, talletukset voivat viivästyä. Käteishakemusprosessi voidaan pakata huomattavasti käyttämällä automaattista käteissovellusta.
Automaattinen käteissovellus edellyttää, että lukituslaatikon operaattori käyttää tietosyötettä välittämään yritykselle magneettisen musteen merkintunnistuksen (MICR) tiedot kustakin lukkolaatikkoon vastaanotetusta sekistä sekä maksun kokonaissumman. Käteissovellusohjelmisto käyttää päätöstaulukkoa päättääkseen, kuinka näitä maksuja käytetään avoimiin myyntisaamisiin. Automaattinen päätöksentekoprosessi seuraa yleensä näitä vaiheita:
- Yhdistä kunkin sekin MICR-tiedoissa näkyvä pankkitilin numero oikeaan asiakkaaseen. Tämä käyttää oikeaa asiakastietoa avoimista myyntisaamisista.
- Yhdistä maksut laskuihin vain, jos maksun summa vastaa tarkalleen laskun määrää.
- Jäljellä olevista maksuista sovita käteinen vain laskuihin, joissa käteissumma vastaa useiden juuri maksettavaksi tulleiden laskujen täsmällistä määrää.
- Nosta kaikki jäljellä olevat maksut manuaalista tarkistusta varten.
Päätöstaulukko voi sisältää kehittyneempiä sääntöjä, kuten käteisen soveltaminen, jos maksusummat eivät sisällä laskun rahti- ja / tai myyntiveroelementtejä. Kun yritys tutkii järjestelmän käynnistämiä maksuja, se voi vähitellen mukauttaa päätöstaulukkoa automaattisten käteishakemusten määrän lisäämiseksi. Suoritettujen vähennysten moninaisuus tekee kuitenkin epätodennäköiseksi, että käteishakemusprosessia voidaan koskaan automatisoida kokonaan. Automaattinen käteissovellus voi kuitenkin parantaa huomattavasti käteisen käyttämisen nopeutta.
Kun käteissovellukset on suoritettu, ohjelmisto kirjaa nämä maksut yrityksen kirjanpito-ohjelmiston kassakuittimoduuliin. Jos automaattinen kassanhakujärjestelmä on erillinen sovellus, se tarkoittaa, että päivitykset on siirrettävä kirjanpito-ohjelmistoon mukautetun käyttöliittymän kautta.
