Ennakkomaksu suoritetaan, kun myyjäyritys saa maksun ostajalta ennen kuin myyjä on lähettänyt tavaroita tai tarjonnut palveluja ostajalle. Ennakkomaksu voi tapahtua kolmessa tilanteessa:
Ostaja haluaa ensisijaisen kohtelun tilaukselle
Myyjä kieltäytyy antamasta luottoa ostajalle
Ostaja käyttää kassaperusteista kirjanpitoa ja haluaa kirjata kulut aikaisin maksamalla aikaisin
Ennakkomaksujen kirjanpito
Käsittelemme ennakkomaksujen kirjanpitoa sekä ostajan että myyjän näkökulmasta.
Ostajan näkökulma. Ostajan näkökulmasta ennakkomaksu kirjataan ennakkomaksutilien veloituksena ja hyvityksenä kassatilille. Kun ennalta maksettu erä lopulta kulutetaan, asiaankuuluva kulutustili veloitetaan ja ennakkomaksutili hyvitetään. Ostajat voivat käyttää liikaa ennakkomaksutiliä, mikä johtaa suuren määrän pienten ennakkomaksutuotteiden seurantaan. Liian monien erien seuraamisen välttämiseksi ennakkomaksuja tulisi käyttää vain, jos ennakkomaksu ylittää tietyn vähimmäiskynnyksen; kaikki muut menot tulisi veloittaa kuluista, vaikka niitä ei vielä olisikaan käytetty.
Myyjän näkökulma. Myyjän näkökulmasta ennakkomaksu kirjataan hyvitykseksi ennakkomaksuja varten vastuuvelvollisuustilille ja veloitukseksi kassatilille. Kun ennakkoon maksettu asiakastilaus lopulta lähetetään, ennakkomaksutili veloitetaan ja vastaava tulotili hyvitetään. Ennakkomaksuja on yleensä vähän, joten näitä eriä on suhteellisen helppo seurata.
Lyhyesti sanottuna ennakkomaksu kirjataan ostajan omaisuuseräksi ja myyjän velaksi. Nämä erät ilmoitetaan yleensä lyhytaikaisina varoina ja lyhytaikaisina velkoina kummankin osapuolen taseessa, koska ne ratkaistaan yleensä vuoden kuluessa.
Esimerkiksi yritys maksaa ennakkoon 12 000 dollaria Internet-mainonnasta, joka jatkuu koko vuoden. Alun perin yhtiö veloittaa koko summan ennakkomaksutilille ja veloittaa sitten 1000 dollaria siitä jokaisen seuraavan kuukauden mainontakulutilille vastaamaan menojen käyttöä. Ennakkoon maksettu kuluerä eliminoidaan vuoden loppuun mennessä.
Toisena esimerkkinä lumiaurayritys saa asiakkaalta 10 000 dollarin ennakkomaksun vastineeksi parkkipaikan kyntämisestä seuraavien neljän kuukauden aikana. Kyntöyritys kirjaa alun perin kuitin velaksi ja siirtää sen jälkeen summan tulotilille, joka on 2500 dollaria kuukaudessa jokaisen seuraavan neljän kuukauden aikana.
