Vastaanottoraporttia käytetään dokumentoimaan toimituksen sisältö yritykselle. Lomakkeen täyttää toimituksen vastaanottavan yrityksen vastaanottava henkilökunta. Seuraavat tiedot sisältyvät yleensä vastaanottavaan raporttiin:
- Päivämäärä ja kellonaika, jolloin toimitus vastaanotettiin
- Tavarat toimittaneen varustamon nimi
- Jokaisen vastaanotetun tuotteen nimi
- Kunkin vastaanotetun tuotteen määrä
- Valtuutetun ostotilauksen numero, jos se on merkitty toimitusasiakirjoihin tai laatikkoon
- Vastaanotettujen tuotteiden kunto. Tämä voi olla negatiivinen merkintä, jossa merkitään vain vahingoittuneet tavarat.
Vastaanottavaa raporttia voidaan käyttää useilla tavoilla, mukaan lukien seuraavat:
- Palauttaa. Jos tiettyjä tavaroita on tarkoitus palauttaa, vastaanottava raportti dokumentoi palautuksen syyn, kuten vahingoittuneet tavarat.
- Ostovelat. Vastaanottavaa raporttia voidaan käyttää todisteena vastaanottamisesta kolmitiehakuprosessissa. Tätä lähestymistapaa käytetään yleisemmin suurempien dollarien ostoissa.
- Siirtovelat. Kirjanpitäjät voivat käyttää lähellä kuukauden loppua valmistuneita vastaanottoilmoituksia kulujen keräämiseksi toimittajalaskuille, joita ei ole vielä saapunut.
Jokaisen vastaanottavan raportin pääkopio tallennetaan vastaanottavaan osastoon. Kopiot lähetetään muille osastoille yrityksen menettelyjen edellyttämällä tavalla, kuten lähetysvelkojen henkilökunnalle lähetetty kopio vastaanotettujen tavaroiden dokumentoimiseksi.
Ohjauksen näkökulmasta voi olla hyödyllistä numeroida kukin vastaanotettava raportti yksilöllisesti. Numerosarjaa voidaan sitten tutkia, puuttuuko vastaanottavia raportteja.
