Varovaisuuden käsitteen mukaan älä yliarvioi tulojen määrää tai aliarvioi kulujen määrää. Varojen määrän kirjaamisessa on oltava myös varovainen eikä aliarvioida velkoja. Tuloksen tulisi olla konservatiivisesti esitetty tilinpäätös.
Toinen tapa harkita varovaisuutta on tallentaa tulotapahtuma tai omaisuuserä vain, kun se on varmaa, ja kirjata kulutapahtuma tai velka, kun se on todennäköistä. Lisäksi sinulla olisi taipumus viive tulotapahtuman tai omaisuuserän kirjaaminen, kunnes olet varma siitä, kun taas sinulla on tapana kirjata kulut ja velat heti, kunhan ne ovat todennäköisiä. Tarkista myös säännöllisesti varojen arvo, jos niiden arvo on laskenut, ja velat, jos ne ovat kasvaneet. Lyhyesti sanottuna varovaisuuden käsitteen mukaan joko voittoja ei kirjata tai ainakin lykätään niiden kirjaamista, kunnes taustalla olevat liiketoimet ovat varmempia.
Varovaisuuskäsite ei mene aivan niin pitkälle, että pakotettaisiin kirjaamaan ehdottomasti vähiten suotuisa asema (ehkä se olisi pessimismin käsite!). Sen sijaan, mitä haluat, on tallentaa tapahtumat, jotka heijastavat realistista tapahtuman todennäköisyyden arviointia. Jos siis luodaan jatkumo, jonka toisessa päässä on optimismi ja toisessa pessimismi, varovaisuuden käsite asettaisi sinut hieman pidemmälle jatkuvuuden pessimistisen puolen suuntaan.
Varovaisuutta noudatettaisiin yleensä perustettaessa esimerkiksi epävarmojen tilien korvaus tai vanhentuneen varaston varaus. Molemmissa tapauksissa tiettyä kulua aiheuttavaa erää ei ole vielä tunnistettu, mutta varovainen henkilö kirjasi varauksen ennakoiden kohtuullisen määrän näistä kuluista joskus tulevaisuudessa.
Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet sisältävät varovaisuuskäsitteen moniin kirjanpitostandardeihin, jotka (esimerkiksi) edellyttävät, että kirjaat käyttöomaisuuden, kun niiden käyvät arvot alittavat kirjanpitoarvonsa, mutta jotka eivät salli sinun kirjata käyttöomaisuutta päinvastoin . Kansainväliset tilinpäätösstandardit sallivat käyttöomaisuuden uudelleenarvostamisen ylöspäin, joten ne eivät noudata varovaisuuden periaatetta niin tarkasti.
Varovaisuuden käsite on vain yleinen ohje. Käytä viime kädessä parasta harkintasi määritellessäsi, miten ja milloin kirjataan kirjanpitotapahtuma.
