Hyväksyntöjä tulisi välttää niin paljon kuin mahdollista ostoveloissa. Johtajan hyväksymän laskun on merkittävä pullonkaula, joten käytä mahdollisimman monia muita vaihtoehtoja. Esimerkiksi:
Käytä ostotilausta hyväksyntänä. Jos osto-osasto on jo antanut ostotilauksen, ostotilauksen itsessään pitäisi olla riittävä todiste laskun maksamisesta.
Poista pienten määrien hyväksynnät. Määritä laskun kynnysarvo, jonka alapuolella ei tarvita hyväksyntää.
Käytä negatiivisia hyväksyntöjä. Lähetä laskutuskopio hyväksyjälle ohjeiden mukaan vastaamaan vain, jos laskussa on ongelmia. Ostovelkojen henkilöstö olettaa, että kaikki muut laskut on oletuksena hyväksytty.
Hanki hyväksynnät henkilökohtaisesti. Jos hyväksynnän saaminen on ehdottoman välttämätöntä, pyydä kirjanpitohenkilöä toimittamaan lasku käsin, vastaamaan hyväksyjän esittämiin kysymyksiin ja palauttamaan allekirjoitettu lasku. Se on aikaa vievää, mutta varmistaa, että laskut palautetaan ajoissa.
