Budjettisuunnittelu on prosessi, jossa rakennetaan budjetti ja käytetään sitä sitten yrityksen toiminnan hallintaan. Talousarviosuunnittelun tarkoituksena on vähentää riskiä siitä, että organisaation taloudelliset tulokset ovat odotettua huonompia. Ensimmäinen askel budjettisuunnittelussa on laatia budjetti. Tämä saavutetaan suorittamalla seuraavat tehtävät, jotka on esitetty niiden likimääräisessä järjestyksessä:
Hanki strateginen suunta hallitukselta. Tämä vaihe on tarpeen suunnitelman yleisen suunnan asettamiseksi, kuten uuden tuotelinjan lisääminen tai tytäryhtiön lopettaminen.
Luo budjetin välitavoitteiden kalenteri. Erityiset eräpäivät ovat tarpeen sen varmistamiseksi, että johtoryhmä luo omat budjettiosansa ajoissa, jotta nämä palat voidaan yhdistää pääbudjettimalliin.
Luo budjetointikäytännöt ja -menettelyt. Tätä dokumentaatiota tarvitaan ohjeiden antamiseksi talousarvion laatimiseen osallistuville johtajille.
Esitäytä budjetti. Joissakin tapauksissa on tehokkaampaa toimittaa johtajille alustava budjettimalli, joka sisältää jo arvioidun budjetin. Arvioitu budjetti perustuu historiallisiin tuloksiin, oikaistuina inflaatioon. Johtajat voivat sitten keskittää huomionsa budjettimallin kriittisempiin muutoksiin.
Myönnä alustava budjettimalli, johon sisältyvät käytännöt, menettelyt ja virstanpylväpäivät, vastuullisille johtajille. Budjetista vastaava henkilö antaa sitten tukea näille johtajille heidän mukautettaessa toimitettua budjettimallia.
Koota ja tarkista malli. Kun johtajat palauttavat budjettisegmentit, segmentit kootaan pääbudjettimalliksi, jonka ylimmän johdon on sitten tarkasteltava. Nämä johtajat määräävät todennäköisesti mallin muutokset, kuten pääomamenojen tai kulutasojen mukautukset. Nämä valtuudet edellyttävät sarjan tarkistuksia mallin luoneilta johtajilta.
Kun kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä budjettimalliin, hallitus allekirjoittaa sen ja kirjanpito-osasto lataa sen kirjanpito-ohjelmistoon, mikä johtaa budjettiin verrattuna varsinaiseen tilinpäätökseen.
Kun budjettimalli on valmis, sitä käytetään yrityksen toiminnan hallintaan. Tämä voidaan tehdä seuraavilla tavoilla:
Ilmoita budjetti todellisista variansseista johtoon, niin että suurimmat negatiiviset varianssit tutkitaan.
Maksa bonuksia budjetin noudattamisen perusteella.
Hyväksy menot vain, jos talousarviossa on jäljellä varoja siihen.
