Rahasto Petty Cash
Kun rahaa lisätään pieneen kassarahastoon, peruskäsite on korvata rahasta aiemmin maksettujen käteisvarojen määrä. Tähän sisältyy yhteenveto kaikista suoritetuista maksuista ja rahan palauttaminen rahastolle kyseistä määrää varten. Pienen käteisrahoituksen menettely on esitetty alla:
Täydellinen sovittelulomake. Täytä pienen käteisen täsmäytyslomake, jossa pienen käteisen säilyttäjä listaa jäljellä olevat käteiset käteisvarat, annetut tositteet ja mahdolliset ylimääräiset tai alaikäiset. Kuponkitiedot voivat tulla pikkukassakirjasta. Kirjanpitohenkilöstö tarkistaa ja hyväksyy lomakkeen ja lähettää jäljennöksen ostovelkailijoille yhdessä kaikkien lomakkeessa mainittujen tositteiden kanssa. Pienikokoinen säilyttäjä säilyttää kopion.
Hanki käteistä. Ostovelat maksavat kassalle kassan suorittaman sekin, joka tarvitaan pienen käteisen rahoittamiseen ilmoitettuun rajaan saakka. Kassa tallentaa sekin ja muuntaa varat rahaksi. Ostovelat välittävät pienen käteisvarojen täsmäytyslomakkeen pääkirjakirjanpitäjälle.
Lisää rahaa pieniin kassarahastoihin. Kassa antaa käteisen pienen rahan säilyttäjälle, joka sisällyttää sen käteisrahaan. Jos käteisraha on pieni, säilytysyhteisö syöttää kirjassa saadun käteisen määrän ja päivittää käteisen käteissumman.
Kirjaa tositteet pääkirjaan. Pääkirjanpitäjä kirjaa pienen käteisvarojen täsmäytyslomakkeessa mainitut tositteiden määrät kuluksi pääkirjaan ja jättää sitten lomakkeen ja siihen liitetyt tositteet.
Maksa Petty Cash
Pienen käteisen maksumenettely on suunniteltu toimittamaan riittävät asiakirjat kustakin menosta sekä todisteet varojen tosiasiallisesta maksusta. Pienen käteisen maksumenettely on kuvattu alla:
Näytön maksupyynnöt. Käytä varoja vain pieniin yrityskuluihin.
Avaa pieni käteinen. Jos maksupyyntö kuuluu pienen käteisen maksamista koskeviin ohjeisiin, avaa kontti, johon pieniä käteisiä on tallennettu. Turvallisuussyistä pienikassarahasto tulisi lukita aina, kun sitä ei käytetä.
Täydellinen tosite. Korvaava henkilö täyttää hyvityskupongin. Tämän tositteen tulee sisältää maksettu summa, kustannustyyppi, päivämäärä ja henkilö, jolle pieniraha maksettiin. Jos on kuitti, josta henkilölle hyvitetään, nitoa se kuponkiin. Tätä vaihetta tarvitaan seuraamaan suoritettavia menotyyppejä, jotka voidaan sitten veloittaa eri kulutustileiltä.
Maksa käteistä. Laske maksettava käteinen ja pyydä myös vastaanottajaa laskemaan maksettava summa. Käteisen vastaanottajan tulee sitten allekirjoittaa tosite; tämä osoittaa, että säilytysyhteisö ei täyttänyt tositteita ja yksinkertaisesti tasannut vastaavan määrän käteistä. Säilytä kaikki täytetyt tositteet pienessä kassassa.
Päivitä pikkukassakirja (valinnainen). Aina kun kuponki on täytetty, säilytysyhteisön tulee päivittää pikkukassakirja välittömästi lisäämällä menojen määrä, tyyppi ja päivämäärä sekä päivittämällä juokseva kassatase. Nämä tiedot voidaan säilyttää myös sähköisessä laskentataulukossa.
