Neljä pääasiallista tapaa varaston kirjanpitoon ovat erityinen tunnistaminen, ensin sisään ensin, viimeinen ensin ulos, ja painotettu keskiarvo. Taustana inventaario sisältää raaka-aineet, keskeneräiset työt ja valmiit tuotteet, jotka yrityksellä on käsillä omia tuotantoprosessejaan tai myytävänä asiakkaille. Varaston katsotaan olevan omaisuuserä, joten kirjanpitäjän on johdonmukaisesti käytettävä kelvollista menetelmää kustannusten osoittamiseksi varastoille sen kirjaamiseksi omaisuuseräksi.
Vaihto-omaisuuden arvostus ei ole vähäinen asia, koska arvostuksen laatimisessa käytetyllä kirjanpitomenetelmällä on suora vaikutus kirjanpitokaudella myytyjen tavaroiden hankintamenoon veloitettuihin kustannuksiin ja siten ansaittuihin tuloihin. Peruskaava määritettäessä tilikaudella myytyjen tavaroiden kustannukset on:
Alkuvaihto + ostot - loppuvarasto = myytyjen tuotteiden hinta
Täten myytyjen tavaroiden kustannukset perustuvat suurelta osin lopun varastojen kustannuksiin, mikä palaa takaisin käytettyyn kirjanpitomenetelmään. Varaston kustannuslaskentamenetelmiä on useita:
Erityinen tunnistamismenetelmä. Tämän lähestymistavan mukaan seuraat erikseen kunkin varastossa olevan tuotteen kustannuksia ja veloitat tuotteen erityishinnan myytyjen tavaroiden kustannuksiin, kun myyt sen tuotteen, jolle kustannukset on kohdistettu. Tämä lähestymistapa vaatii valtavan määrän tietojen seurantaa, joten sitä voidaan käyttää vain erittäin kalliisiin, ainutlaatuisiin esineisiin, kuten autoihin tai taideteoksiin. Se ei ole käyttökelpoinen menetelmä useimmissa muissa tilanteissa.
Kun ostat varastoa toimittajilta, hinnalla on taipumus muuttua ajan myötä, joten päädyt saman ryhmän ryhmään varastossa, mutta jotkut yksiköt maksavat enemmän kuin toiset. Kun myyt tuotteita varastossa, sinun on päätettävä politiikasta, veloitetaanko tavarat myytyjen tavaroiden kustannuksista, jotka oletettavasti ostettiin ensin tai ostettiin viimeisenä vai perustuvatko kaikki varastossa olevat tuotteet keskiarvoon. Valitsemasi politiikan seurauksena käytetään joko ensimmäistä ensin ulos -menetelmää (FIFO), viimeistä ensimmäisessä ulos -menetelmää (LIFO) tai painotettua keskiarvomenetelmää. Seuraavat luetelmakohdat selittävät jokaisen käsitteen:
Ensimmäinen sisään, ensin ulos menetelmä. FIFO-menetelmän mukaan oletat, että myös ensin ostetut tavarat käytetään tai myydään ensin, mikä tarkoittaa myös, että varastossa olevat tuotteet ovat uusimpia. Tämä käytäntö vastaa läheisesti varaston todellista liikkumista useimmissa yrityksissä, joten se on parempi yksinkertaisesti teoreettisesta näkökulmasta. Hintojen nousun aikoina (mikä on suurimmaksi osaksi aikaa useimmissa talouksissa), olettaen, että aikaisimmat ostetut yksiköt ovat ensimmäisiä, tarkoittaa myös sitä, että halvimmat yksiköt veloitetaan ensin myytyjen tuotteiden kustannuksista. Tämä tarkoittaa, että myytyjen tavaroiden kustannukset ovat yleensä pienemmät, mikä johtaa suurempaan liikevoittoon ja enemmän maksettuihin veroihin. Se tarkoittaa myös, että varastotasoja on yleensä vähemmän kuin LIFO-menetelmässä (katso seuraava), koska vanhimmat kerrokset käytetään jatkuvasti.
Viimeinen sisään, ensimmäinen ulos -menetelmä. LIFO-menetelmän mukaan oletat, että viimeksi ostetut tuotteet myydään ensin, mikä tarkoittaa myös, että varastossa olevat tuotteet ovat vanhimpia. Tämä käytäntö ei noudata varaston luonnollista virtausta useimmissa yrityksissä. Itse asiassa menetelmä on kielletty kansainvälisissä tilinpäätösstandardeissa. Hintojen nousun olettaen, että olettaen, että viimeisimmät ostetut yksiköt ovat ensimmäisiä, se tarkoittaa myös sitä, että myytyjen tuotteiden kustannukset ovat yleensä korkeammat, mikä johtaa siten pienempään liikevoittoon ja vähemmän maksettuihin tuloveroihin. Varastokerroksia on yleensä enemmän kuin FIFO-menetelmällä, koska vanhimpia kerroksia ei välttämättä huuhdella vuosien ajan.
Painotettu keskiarvo. Painotetun keskiarvon menetelmässä on vain yksi varastokerros, koska uusien varasto-ostojen kustannukset sisällytetään minkä tahansa olemassa olevan varaston kustannuksiin uuden painotetun keskimääräisen kustannuksen saamiseksi, mikä puolestaan oikaistaan uudelleen, kun lisää varastoa ostetaan.
Sekä FIFO- että LIFO-menetelmät edellyttävät varastotasojen käyttöä, joiden alla sinulla on erillinen hinta jokaiselle tiettyyn hintaan ostettujen varastotuotteiden ryhmälle. Tämä vaatii huomattavan määrän seurantaa tietokannassa, joten molemmat menetelmät toimivat parhaiten, jos varastoja seurataan tietokonejärjestelmässä.
