Asiakas voi maksaa etukäteen toimitetuista tavaroista tai palveluista. Mahdollisia syitä asiakkaan ennakkoon voivat olla:
Huono luotto. Myyjä ei halua maksaa luottoa asiakkaalle ja vaatii maksua etukäteen.
Mukautettu tuote. Tuote voidaan räätälöidä niin, että myyjä ei voi myydä sitä kenellekään muulle, jos ostaja ei maksa, joten myyjä vaatii ennakkomaksua.
Käteispohja. Asiakas voi toimia kassaperusteisen kirjanpidon mukaisesti ja haluaa maksaa käteistä mahdollisimman pian kulujen kirjaamiseksi ja raportoitavien tulojen vähentämiseksi kuluvalta verovuodelta.
Varattu kapasiteetti. Asiakas voi maksaa etukäteen, jotta hän voi varata myyjän tuotantokapasiteetin tai ainakin estää sitä käyttämästä kilpailijaa.
Näistä tai muista syistä myyjä voi saada ennakkomaksun ennen kuin se on tehnyt mitään maksun ansaitsemiseksi. Tällöin oikea kirjanpito on tunnustaa ennakko velaksi, kunnes myyjä täyttää velvoitteensa taustalla olevan myyntisopimuksen ehtojen mukaisesti. Kyseessä on kaksi päiväkirjamerkintää. He ovat:
Ensimmäinen tallennus. Veloita käteistili ja hyvitä asiakasennakotili.
Tuottojen tunnistaminen. Veloita asiakkaan ennakkomaksutili ja hyvitä tulotili.
On yleensä parasta olla ottamatta huomioon asiakkaan ennakkoa automaattisesti peruutettavalla merkinnällä, koska se kääntää käteismäärän seuraavana kuukautena - ja maksettu käteinen on edelleen kassatilillä. Sen sijaan seuraa manuaalisesti asiakkaan ennakkomaksutilin määrää kuukausittain ja siirrä summat manuaalisesti tuloiksi, kun tavarat toimitetaan tai palveluita tarjotaan. Tämä saattaa edellyttää erillisen vaiheen käyttöä kuukauden lopun sulkemismenettelyssä sen varmistamiseksi, että kunkin asiakkaan ennakon tilaa tutkitaan säännöllisesti.
Asiakkaan ennakko ilmoitetaan yleensä lyhytaikaisena velkana myyjän taseessa. Jos myyjä ei kuitenkaan odota kirjaavansa myyntitapahtumia vuoden sisällä, velka tulisi sen sijaan luokitella pitkäaikaiseksi velaksi.
Esimerkiksi Green Widget Company saa asiakkaalta 10 000 dollaria räätälöidystä violetista widgetistä. Green Widget tallentaa kuitin 10 000 dollarin veloituksella käteistilille ja 10 000 dollarin hyvityksellä asiakkaan ennakkomaksutilille. Seuraavassa kuussa Green toimittaa mukautetun widgetin ja luo uuden päiväkirjamerkinnän, joka veloittaa asiakkaan ennakkomaksutilin 10 000 dollaria ja hyvittää tulotilin 10 000 dollaria.
