Toimittajat tarjoavat asiakkailleen ostoalennuksia vastineeksi laskujen maksamisesta ennenaikaisesti. On tärkeää seurata ostettuja alennuksia, koska ne parantavat suoraan voittoja vähentämällä toimittajille maksettavaa määrää. Kirjanpitohenkilöstön on:
- Tarkista toimittajalaskut nähdäksesi tarjoavatko ne ennakkomaksuja.
- Katso, onko edullista hyväksyä tarjotut alennusehdot.
- Maksa lasku aikaisin, vastineeksi tarjotuista alennusehdoista.
Avainkohta on mitata sitä, otettiinko tosiasiallisesti hyväksytyt ehdot. Jos tarjotut ehdot eivät olleet taloudellisia, niitä ei tarvitse seurata.
Jos haluat laskea ostettujen alennusten prosenttiosuuden, jaa ostettujen alennusten kokonaismäärä käytettävissä olevien alennusten kokonaismäärällä. Kaava on:
Ostetut ostoalennukset yhteensä ÷ Taloudelliset alennukset yhteensä
Huomaa, että tämä mittaus ei sisällä oston alennustapahtumien lukumäärää, vaan pikemminkin ostojen alennustapahtumien dollarin määrää. Erona on, että jos seuraat tehtyjen alennustapahtumien lukumäärää, se voi paljastaa (esimerkiksi) korkean 90 prosentin onnistumisprosentin, mutta yksi alennus, jonka kirjanpitoosasto unohti ottaa, oli valtava summa. Siten mitattuna käytettyjen ostoalennusten dollarimääräiseen määrään sama tilanne on saattanut paljastaa (esimerkiksi) 10 prosentin onnistumisasteen. Tarkemmin sanottuna kaava on:
Otettujen ostoalennusten kokonaismäärä dollarissa ÷ Taloudellisten alennusten kokonaismäärä dollarissa
Osoittajalle vaadittavat tiedot voidaan ottaa kirjanpitotiedoista. Voi kuitenkin olla paljon vaikeampaa koota tietoja nimittäjään. Mahdollinen lähde on toimittajan päätiedosto.
Jos ostettujen alennusten osuus on liian pieni, velkoja voidaan joutua uudistamaan sen varmistamiseksi, että ennakkomaksut käsitellään nopeammin. Järjestelmän yleinen uudelleenmääritys on kaikkien saapuvien laskujen kirjaaminen suoraan kirjanpitojärjestelmään ennen niiden lähettämistä hyväksyntää varten. Toinen vaihtoehto on keskittää monitoimipaikkaan kuuluvan yrityksen velat ja saada toimittajat lähettämään laskunsa suoraan keskuspaikkaan nopeampaa käsittelyä varten.
