Pääbudjetin määritelmä
Perusbudjetti on kaikkien yrityksen eri toiminnallisten alueiden tuottamien alemman tason budjettien yhdistelmä, ja se sisältää myös budjetoidun tilinpäätöksen, käteisennusteen ja rahoitussuunnitelman. Pääbudjetti esitetään tyypillisesti joko kuukausittain tai neljännesvuosittain, ja se kattaa yleensä yrityksen koko tilikauden. Pääbudjettiin voidaan sisällyttää selittävä teksti, joka selittää yrityksen strategisen suunnan, miten pääbudjetti auttaa saavuttamaan tiettyjä tavoitteita, ja budjetin saavuttamiseksi tarvittavat hallintotoimet. Voi olla myös keskustelu henkilöstömuutoksista, joita tarvitaan talousarvion saavuttamiseksi.
Pääbudjetti on keskeinen suunnittelutyökalu, jota johtoryhmä käyttää johtamaan yrityksen toimintaa ja arvioimaan sen eri vastuukeskusten toimintaa. Ylimmän johtoryhmän on tavallista tarkistaa useita pääbudjetin iterointeja ja sisällyttää siihen muutoksia, kunnes se saavuttaa budjetin, joka jakaa varat haluttujen tulosten saavuttamiseksi. Toivottavasti yritys käyttää osallistuvaa budjetointia saavuttaakseen tämän lopullisen budjetin, mutta sen voi myös määrätä organisaatiolle ylimmän johdon toimesta muiden työntekijöiden vähäisellä panoksella.
Pääbudjettiin muodostuvat budjetit sisältävät:
Suora työvoimabudjetti
Suora materiaalibudjetti
Valmiiden tuotteiden budjetti päättyy
Valmistuksen yleiskustannukset
Tuotantobudjetti
Myyntibudjetti
Myynti- ja hallintokulujen budjetti
Myynti- ja hallintokustannusbudjetti voidaan edelleen jakaa budjetteihin yksittäisille osastoille, kuten kirjanpito-, suunnittelu-, tilat ja markkinointiosastot.
Kun pääbudjetti on saatu päätökseen, kirjanpitohenkilöstö voi syöttää sen yrityksen kirjanpito-ohjelmistoon, jotta ohjelmisto voi antaa taloudellisia raportteja verraten budjetoituja ja todellisia tuloksia.
Pienemmät organisaatiot muodostavat yleensä pääbudjetinsa sähköisten laskentataulukoiden avulla. Laskentataulukot voivat kuitenkin sisältää kaavavirheitä, ja budjetoidun taseen laatiminen voi myös olla vaikeaa. Suuremmat organisaatiot käyttävät budjettikohtaisia ohjelmistoja, joilla ei ole näitä kahta ongelmaa.
Esimerkki pääbudjetista
Monilla alemman tason budjeteilla on erityiset muodot, joita käytetään tiettyjen tulosten saavuttamiseen, kuten valmiiden tuotteiden inventaarion täysin absorboidut kustannukset tai valmistettavien tuotteiden yksikkömäärä. Tämä ei koske pääbudjettia, joka näyttää paljolti tavanomaiselta tilinpäätökseltä. Tuloslaskelma ja tase ovat tavanomaisessa muodossa, jotka ovat yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden tai kansainvälisten tilinpäätösstandardien mukaisia. Ensisijainen ero on kassabudjetti, joka ei yleensä näy kassavirtalaskelman vakiomuodossa. Sen sijaan se palvelee käytännöllisempää tarkoitusta tunnistaa loput budjettimallista johtuvat erityiset kassavirrat ja -virrat. Tässä on esimerkki kassabudjetista:
