Pehmeä sulku määritellään kirjojen sulkemiseksi käyttämällä lyhennettyä sulkemismenettelyä. Pehmeää sulkeutumista käyttämällä kirjanpito-osasto voi antaa tilinpäätöksen hyvin nopeasti ja palata sitten normaaliin päivittäiseen toimintaansa. Tämä tehostettu sulkemisnopeus maksaa, sillä tilinpäätöksen tarkkuutta pienentävät erilaiset tuotot ja menot, jotka normaalisti sisältyvät kattavampaan sulkeutumiseen. Tämä tarkoittaa, että pehmeän sulkeutumisen kautta raportoidut tulokset voivat olla olennaisesti epätarkkoja. Tai heillä voi olla enemmän vaihtelevia tuloksia kuukausittain, koska suoriteperusteisia kertoja ei käytetä tasoittamaan raportoituja tuloksia useilla raportointijaksoilla.
Pienennetty tarkkuustaso tekee pehmeästä läheisyydestä epäkäytännöllisen ulkopuolisille luettaville tarkistetuille tai tarkastetuille tilinpäätöksille. Voi kuitenkin olla täysin hyväksyttävää käyttää pehmeää sulkeutumista sisäisen johdon raportointiin, jos kokonaistarkkuus ei ole täysin välttämätöntä. Siksi kohtuullinen kompromissi on käyttää perusteellisempaa lopetusprosessia aina, kun ulkopuolisten käyttöön tarvitaan täydellinen tilinpäätösjoukko (kuten vuoden lopussa), ja pehmeä sulkeminen kaikille muille kuukausille.
Tarkimmin tarkastetaan julkisesti pidetyn yrityksen tilinpäätöstä. Tarkastukset ovat kolmen vuosineljänneksen lopussa ja täydellinen tarkastus vuoden lopussa. Tämä tarkoittaa, että pehmeää sulkua voidaan käyttää vielä vuoden kahdeksan muun kuukauden ajan. Siten jopa julkinen yritys voi hyödyntää pehmeää lähellä kahta kolmasosaa ajasta.
Vaiheet, jotka ohitetaan yleensä pehmeän sulkemisen aikana, ovat:
Tulojen kertyminen
Kulujen kertyminen
Yritysten väliset eliminoinnit
Yleiskustannukset
Fyysinen inventaario lasketaan
Tilien täsmäytykset
Varaa tilin päivitykset
Pehmeän sulkemisen kannalta vielä tärkeimmät jäljellä olevat vaiheet ovat:
Asiakkaan laskutukset
Komission kertymät
Varastosääntöjenvastaisuuksien tutkiminen (jos varastotase on suuri)
Virhe tarkistettaessa tilinpäätöstä
Jos yrityksen tulokset ovat erityisen alttiita jollekin kohteelle, joka on poistettu pehmeän sulkemisen tarkistuslistasta, lisää se kaikin tavoin takaisin. Jos esimerkiksi palkan kertyminen on suuri, harkitse sen laskemista ja kertymistä kuukausittain riippumatta organisaation käyttämästä sulkeutumistyypistä. Se vaatii enemmän aikaa, mutta johtaa tarkempaan tilinpäätökseen.
