Sekkimaksun noutaminen asiakkaalta voi olla erittäin vaikeaa, varsinkin jos myyjä haluaa välitöntä toimitusta, joka maksaa asiakkaalle yön yli tapahtuvan toimitusmaksun. Vaihtoehtona on, että asiakas lähettää faksille tai sähköpostitse skannatun kuvan valmiista ja allekirjoitetusta sekistä myyjälle ja seuraa sitten näitä ohjeita:
- Hanki sekkitulostusohjelmisto, jota on saatavana monilta yrityksiltä (etsi hakuja ”tarkista faksilla” Internet-hakukoneesta).
- Syötä sekin tiedot ohjelmistoon.
- Tulosta sekki käyttämällä tarkistuspaperia, jonka saa paikallisesta toimistotarvikekaupasta. Käytä tulostimen tavallista mustetta, älä pankkien käyttämää erityistä magneettisen musteen merkintunnistusta (MICR). Sekkien tulostusohjelmisto sisältää seuraavan tekstin allekirjoitusrivin sijaan:
Allekirjoitusta ei vaadita
Maksunsaaja pitää sinut vaarattomana tämän asiakirjan maksamisesta
Hyväksynnän puuttuminen taataan saajan pankilla.
- Talleta sekki yrityksen pankkiin. Tämä voi vaatia pankkitunnistimen manuaalista käsittelyä, koska pankin sekkiskannerit eivät havaitse sekissä MICR-koodausta.
- Säilytä kopio faksatusta tai sähköpostilla lähetetystä sekistä todisteena siitä, että asiakas on valtuuttanut maksun.
Vaihtoehtona on saada vaaditut sekkimaksutiedot puhelimitse, mutta se ei anna näyttöä siitä, että asiakas olisi suostunut maksamaan. Lisäksi on helpompi tehdä virhe kirjoittamalla puhelimitse saatuja tietoja. Näin ollen tätä lähestymistapaa ei suositella.
Vielä yksi vaihtoehto on lähettää asiakkaalle täytettävä lomake, joka sisältää kaikki sekistä tavallisesti löytyvät tiedot sekä valtuuttavan allekirjoitusrivin. Tähän olisi liitettävä mitätöity sekki, jotta myyjä voi viitata sekin numeroon.
Tämän prosessin lopputulos on postikellon täydellinen poistaminen kokoeluprosessista. Tämä lähestymistapa on aikaa vievä, mutta ei maksa asiakkaalle, joka saattaa löytää siitä houkuttelevan vaihtoehdon verrattuna yöpymisen maksamiseen.
Jos päätät käyttää tätä tapaa kerätä varoja, muista dokumentoida toteutetut vaiheet ja asiakkaan antama valtuutus, jotta sinulla on todisteita, jos asiakas koskaan kiistää maksun.
