Palautettu talletus syntyy, kun yritys tallettaa sekin pankkiinsa ja pankki kieltäytyy tallettamasta vastaavaa käteismäärää yhtiön pankkitilille. Tämä voi tapahtua seuraavista syistä:
Pankki, jolle sekki alun perin nostettiin, hylkää sekin. Näin tapahtuu, kun tili, jolle sekki nostettiin, sisältää vähemmän kuormittamatonta käteistä kuin sekissä ilmoitettu summa.
Sekissä on virhe, kuten puuttuva allekirjoitus, päivämäärä, maksunsaajan nimi tai summa.
Sekki tehtiin toisessa maassa sijaitsevasta pankista, mikä yleensä johtaa automaattiseen hylkäämiseen.
Aina kun talletus palautetaan, pankki ei sisällytä sitä käteislähteeksi yritykselle lähettämäänsä kuukauden lopun tiliotteeseen. Jos yritys oli jo tallentanut talletuksen kassatilille omiin tietoihinsa (kuten käytännössä aina tapahtuu ennen pankkitalletuksen tekemistä), sen on palautettava talletus omaan kirjanpitoonsa. Muussa tapauksessa käteisvarojen saldo on suurempi kuin pankkisaamiset, ja ero on palautetun talletuksen määrä.
Talletuksen palauttaminen hoidetaan tyypillisesti yrityksen kirjanpito-ohjelmiston kassakuittimoduulin kautta, joka hyvittää kassatilin ja veloittaa myyntisaamiset (olettaen, että niihin liittyvät sekkimaksut koskivat asiakkailta maksettavia laskuja).
Lisäksi pankki perii todennäköisesti palautettuun talletukseen liittyvän palvelumaksun, vaikka tämä summa voidaan sisällyttää kuukauden kokonaispalvelumaksuun. Yrityksen on kirjattava maksu hyvitykseksi kassatilille ja veloitukseksi kulutustilille.
Kokoelmahenkilöstölle on kerrottava kaikista palautetuista sekeistä, jotta he voivat välittömästi ottaa yhteyttä asiaan liittyviin asiakkaisiin varmistaakseen, että korvaukset suoritetaan.
