Ostovelkojen kirjanpito sisältää velkojen kirjaamisen ja maksamisen. Tämä on ensisijainen toiminnallinen alue, jonka kautta yritys kirjaa kulut ja maksaa muille osapuolille. Keskeiset ostovelat ovat seuraavat:
- Laskun vahvistus. Ensimmäinen vaihe ostovelkojen kirjanpidossa on varmistaa, että kaikki toimittajilta tulevat laskut ovat kelvollisia. Voit tehdä sen kahdella tavalla. Yksi vaihtoehto on saada valtuutettu työntekijä hyväksymään kukin lasku. Toinen vaihtoehto on verrata jokaisen laskun tietoja valtuuttavaan ostotilaukseen ja vastaanottavaan dokumentaatioon, jota kutsutaan kolmitäsmäykseksi. Koska molemmat vaihtoehdot ovat työvoimavaltaisia, on tapana olla tarkistamatta laskuja, joiden kokonaissumma on pieni.
- Laskun tallennus. Kun lasku on vahvistettu, kirjanpitäjä syöttää velkasumman ostovelkaohjelmistoon. Syötetyt tiedot sisältävät toimittajan nimen, laskun päivämäärän ja laskun summan. Kirjanpito-ohjelmiston tuottama siihen liittyvä kirjanpitotieto on aina hyvitys ostovelalle. Kuitausveloitus voi olla joko kulu- tai varallisuustili.
- Laskun maksu. Kun lasku on maksettava, kirjanpitäjä asettaa sen maksettavaksi kirjanpito-ohjelmiston kautta. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että alustava tarkistusrekisteri ajetaan ja tarkistetaan sen varmistamiseksi, että kaikki maksettavaksi suunnitellut erät todella maksetaan. Jos on, tarkista, että varastot on ladattu tulostimeen ja sekit tulostetaan. Tukitiedot liitetään jokaiseen sekkiin ja lähetetään sitten tarkastuksen allekirjoittajalle, joka tarkistaa jokaisen tietopaketin virheiden varalta ja allekirjoittaa sitten tarkastukset. Vaihtoehtona on lähettää sähköiset maksut suoraan toimittajien pankkitileille. Maksun jälkeen kaikki maksutiedot nidotaan yhteen ja arkistoidaan toimittajan nimen mukaan.
Ostovelkojen kirjanpitoon liittyy useita muita tehtäviä, mukaan lukien seuraavat:
- Yhdistä ostovelat säännöllisin väliajoin varmistaaksesi, että tilin saldo vastaa toimittajille tosiasiallisesti velkaa.
- Lähetä toimittajille 1099 lomaketta kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jos heille suoritetut kokonaismaksut ylittävät kynnysarvon.
- Ota yhteyttä toimittajiin varmistaaksesi, että he ovat maksaneet kaikki heille lähetetyt sekit; muuten varaamattomat sekkimäärät saatetaan joutua välittämään osavaltiohallitukselle vaatimattomina omaisuuserinä.
