Monet organisaatiot laativat budjetit, joita ne käyttävät vertailumenetelmänä arvioidessaan todellisia tuloksia seuraavan vuoden aikana. Talousarvion valmisteluprosessia tulisi ohjata voimakkaasti ja noudattaa asetettua aikataulua, jotta valmis talousarvio olisi käyttövalmis seuraavan varainhoitovuoden alkuun mennessä. Tässä ovat perusvaiheet, joita on noudatettava budjettia laadittaessa:
Päivitä budjetin oletukset. Tarkista yrityksen liiketoimintaympäristöä koskevat oletukset, joita käytettiin viimeisen budjetin perustana, ja päivitä tarvittaessa.
Tarkista pullonkaulat. Määritä ensisijaisen pullonkaulan kapasiteetti, joka estää yritystä lisäämästä myyntiä, ja määritä, miten tämä vaikuttaa yrityksen tulojen kasvuun.
Käytettävissä oleva rahoitus. Määritä todennäköisin budjettikauden aikana käytettävissä oleva rahoitus, joka voi rajoittaa kasvusuunnitelmia.
Vaihekohtaiset kustannukset. Selvitä, aiheutuvatko vaihekustannukset todennäköisellä liiketoiminnan alueella tulevalla budjettikaudella, ja määritä näiden kustannusten määrä ja millä toimintatasoilla ne syntyvät.
Luo budjettipaketti. Kopioi budjetoinnin perusohjeet eteenpäin edellisenä vuonna käytetystä ohjeistuspaketista. Päivitä se sisällyttämällä kuluvana vuonna toteutuneet todelliset kulut vuodelta päivälle ja vuosittaiset tiedot koko kuluvalle vuodelle. Lisää pakettiin kommentti, jossa ilmoitetaan vaiheiden kustannustiedot, pullonkaulat ja odotetut rahoitusrajoitukset tulevalle varainhoitovuodelle.
Annetaan budjettipaketti. Anna budjettipaketti henkilökohtaisesti, jos mahdollista, ja vastaa kaikkiin vastaanottajien kysymyksiin. Ilmoita myös budjettipaketin ensimmäisen luonnoksen eräpäivä.
Hanki tuloennuste. Hanki myyntiennusteen myyntipäälliköltä, vahvista se toimitusjohtajan kanssa ja jaa se sitten muille osastopäälliköille. He käyttävät tulotietoja perustana omille talousarvioilleen.
Hanki osaston budjetit. Hanki kaikkien osastojen budjetit, tarkista virheet ja vertaa pullonkaulaan, rahoitukseen ja vaiheiden kustannusrajoituksiin. Säädä budjetteja tarpeen mukaan.
Hanki pääoman budjettipyynnöt. Vahvista kaikki pääomabudjettipyynnöt ja välitä ne ylimmälle johdolle kommenteineen ja suosituksineen.
Päivitä budjettimalli. Syötä kaikki budjettitiedot pääbudjettimalliin.
Tarkista budjetti. Tapaa ylimmän johtoryhmän kanssa tarkistamaan budjetti. Korosta mahdolliset rajoitekysymykset ja rahoitusongelmien aiheuttamat rajoitukset. Ota huomioon kaikki johtoryhmän huomautukset ja välitä nämä tiedot takaisin budjetin laatijoille ja pyyntöihin muuttaa heidän budjettiaan.
Käsittele budjetin iteraatiot. Seuraa jäljellä olevia budjettimuutospyyntöjä ja päivitä budjettimalli uusilla iteraatioilla niiden saapuessa.
Antaa budjetti. Luo sidottu versio budjetista ja jaa se kaikille valtuutetuille vastaanottajille.
Lataa budjetti. Lataa budjettitiedot talousohjelmistoon, jotta voit luoda budjetin todellisiin raportteihin nähden.
Tässä mainittu vaiheiden määrä voi olla liian pieni pienemmälle yritykselle, jossa prosessiin voi osallistua vain yksi henkilö. Jos näin on, vaiheiden määrää voidaan suuresti pakata siihen pisteeseen, jossa alustava budjetti voidaan mahdollisesti valmistaa päivässä tai kahdessa.
