Pääkirja on päätilit, jotka yhdistävät kaikki yritykselle kirjatut tapahtumat. Kun henkilö sovittaa pääkirjaa, tämä tarkoittaa yleensä sitä, että pääkirjaan kuuluvia yksittäisiä tilejä tarkistetaan sen varmistamiseksi, että lähtöasiakirjat vastaavat kullakin tilillä näkyviä saldoja. Täsmäytysprosessi on yhteinen toiminta juuri ennen tilintarkastajien saapumista vuotuiseen tarkastukseen sen varmistamiseksi, että kirjanpito on koskemattomassa kunnossa.
Tilitason täsmäytysprosessi käsittää tyypillisesti seuraavat vaiheet:
Tasapainotutkimuksen alku. Yhdistä tilin alkuerä edellisen jakson lopullisen täsmäytyksen yksityiskohtiin. Jos summat eivät täsmää, selvitä edellisen jakson varianssin syy. Jos tiliä ei ole sovitettu jonkin aikaa, on mahdollista, että virhe on useita menneisyyden jaksoja.
Nykyisen ajanjakson tutkimus. Yhdistä tilillä kauden sisällä raportoidut tapahtumat tapahtumiin ja säädä tarvittaessa.
Säätöjen tarkistus. Tarkista kaikki tiliin tallennetut oikaisevat päiväkirjamerkinnät ajanjakson aikana ja mukauta niitä tarvittaessa.
Palautusten tarkistus. Varmista, että kaikki päiväkirjamerkinnät, joiden olisi pitänyt kääntyä kauden aikana, on kumottu.
Taseen tarkistus päättyy. Varmista, että tilin lopputiedot vastaavat lopputilin saldoa.
Pääkirjan täsmäyttämisen käsite voi viitata myös pääkirjan tutkimiseen kokonaisuudessaan sen varmistamiseksi, että kaikki tilit kootaan yhteen tilinpäätökseen. Tähän sovitteluprosessiin kuuluu seuraavat vaiheet:
Tee yhteenveto kaikkien tulotilien loppusaldoista ja varmista, että yhteenlaskettu summa vastaa tuloslaskelman tulojen loppusummaa.
Tee yhteenveto kaikkien kulutustilien loppusaldoista ja varmista, että yhteenlaskettu summa vastaa tuloslaskelman kulusummaa. Tämä voidaan suorittaa tuloslaskelmassa yksittäisten kulurivien tasolla.
Tee yhteenveto kaikista omaisuus-, velka- ja pääomatileistä ja varmista, että yhteenlasketut määrät vastaavat vastaavia tase-eriä.
Pääkirjan täsmäyttäminen voi tarkoittaa myös epätasapainoisen pääkirjan tutkimista, jolloin kaikkien veloitusten kokonaismäärä ei vastaa koesaldon kaikkien hyvitysten kokonaismäärää. Tähän prosessiin kuuluu veloitus- ja hyvityssummien tutkiminen henkilökohtaisella tilitasolla sen selvittämiseksi, mikä tili sisältää ristiriitaiset velat.
