Kulut syntyvät, kun resurssi kulutetaan. Voit kuluttaa resurssia ajan myötä tai käyttämällä fyysisesti resurssia. Esimerkiksi sinulle aiheutuisi kustannuksia:
Vuokrataan ajan kuluessa vuokra-aikana
Poistot käyttöomaisuuden taloudellisen vaikutusajan kuluessa
Tuotteelle, kun se myydään
Aineettomista kuluista, kuten toimistotarvikkeista, oletetaan aiheutuneen kulutus heti, kun nämä tuotteet on ostettu, koska on liian kallista seurata niitä ja kirjata, milloin tavarat todella kulutetaan myöhemmin.
Sinulla ei välttämättä ole kuluja, kun sinulla on velvoite. Esimerkiksi kun yrityksen omistaja allekirjoittaa vuokrasopimuksen, jonka mukaan hänen yrityksensä sitoutuu maksamaan vuokran toimistotilasta seuraavien kolmen vuoden ajan, yrityksellä on velvollisuus lopulta aiheuttaa kustannuksia. Sillä ei kuitenkaan tosiasiallisesti aiheudu kustannuksia, ennen kuin se on täyttänyt kunkin vuokra-ajan (kun se on "kuluttanut" vuokran).
On mahdollista syntyä kuluja ilman vastaavaa toimittajalaskua tai palkanmaksua tapahtuman tallentamiseksi; tämä tapahtuu, kun toimittajalasku ei ole vielä saapunut tai työntekijälle ei ole vielä maksettu. Näissä tapauksissa ja jos yritys sulkee kirjansa kuukauden lopussa, sen tulisi kerätä kuluja päiväkirjamerkinnällä, jotta kustannukset voidaan kirjata sillä kuukaudella, jona se syntyi. Tehokkuuden näkökulmasta kuluperusteita ei käytetä, jos aiheutuneet kulut ovat liian pieniä, jotta ne olisivat olennaisia tuloslaskelmassa raportoitujen tulosten kannalta.
Kulujen kertymistä ei myöskään voida kirjata, jos yritys käyttää pehmeää lähellä sulkea kirjanpitoa, jolloin kulut todennäköisesti syntyvät seuraavalla raportointikaudella.
