Varastojen ottaminen on käytännön varaston laskenta. Tämä tarkoittaa jokaisen käsillä olevan tuotteen tunnistamista, laskemista ja näiden summien yhteenvetoa kappaleittain. Saattaa olla myös todentamisvaihe, jossa laskentatuloksia verrataan yrityksen tietokonejärjestelmässä oleviin varastoyksikkömääriin. Vaihto-omaisuuden hankinta on säännöllinen varastojärjestelmän vaatimus, ja sitä voidaan tarvita myös osana yrityksen vuotuista tarkastusta. Lyhyesti sanottuna varastojen kerääminen johtaa yhteenvetotason asiakirjaan, joka sisältää luettelon jokaisen varastokohteen käytettävissä olevista määristä tietyn ajankohdan ajan. Tätä varten vaadittavat menettelyvaiheet ovat:
Valitse ja kouluta laskentaryhmiä laskentatoimien suorittamiseksi ja niihin liittyvän paperityön täyttämiseksi.
Määritä katkaisuaika, jonka jälkeen varastossa ei enää sallita varastointia vastaanottoalueella eikä tuotteita lähetetä ulos. On hyödyllistä, jos laskentapäivänä ei ole tuotanto-, vastaanotto- tai lähetystoimintaa.
Määritä jokaiselle laskuritiimille varaston laskentavastuualueet.
Jaa ennalta numeroitu laskentatunnisteiden sarja jokaiselle joukkueelle ja kirjaudu sisään jaettuihin numeroalueisiin.
Jokaisessa laskuritiimissä yksi henkilö tunnistaa ja laskee inventaarion, kun taas toinen henkilö täyttää laskentatunnisteen. Alkuperäinen tunniste on teipattu varastoon, ja joukkue säilyttää varmuuskopion.
Kun jokainen joukkue on laskenut, he lähettävät laskentatunnisteet. Laskutunnisteen järjestelmänvalvoja tarkistaa, puuttuuko tageja, mikä voi edellyttää lisähakua tunnisteiden löytämiseksi. Ne on yleensä kiinnitetty tunnisteisiin, jotka teipattiin luetteloon.
Laskutunnisteiden virkailija tiivistää laskutunnisteet taulukkoon, jota käytetään luomaan yhteenvetosummat kullekin mainosjakaumakohteelle. Vaihtoehtona on syöttää tiedot tietokantaan, mikä tekee paremmin yhteenvetosummien yhdistämisen.
Kustannuslaskija vertaa saatuja tietoja yrityksen jatkuvaan inventaarijärjestelmään ylläpidettyihin yksikkötaseihin (olettaen, että sillä on sellainen). Jos olemassa olevasta tietokannasta on suuria eroja, laskuritiimi palaa varastoon tarkistamaan alkuperäiset määrät.
Tämä on erittäin työvoimavaltainen prosessi ja saattaa vaatia huomattavan paljon seisokkeja varastossa, joten yritykset pyrkivät yleensä välttämään varastojen ottamista mahdollisimman suuressa määrin.
Yleisempää inventoinnin muotoa kutsutaan jaksolaskennaksi, joka suoritetaan joka päivä. Jos yritys käyttää jaksolaskentaa, varaston henkilökunta laskee inventaarin pienessä osassa varastoa ja sovittaa laskutietonsa tietokonejärjestelmän tietueisiin. Jos virheitä esiintyy, varaston henkilökunta korjaa ne ja tutkii myös virheiden taustalla olevat syyt. Aktiivinen jaksolaskentaohjelma parantaa ainakin inventaariotietueiden tarkkuustasoa ja saattaa jopa tehdä tarpeettomaksi suorittaa kuukauden lopun fyysisen varastolaskennan.
