Seuraava laskutusmenettely käsittelee kolme laskutusprosessin tehtävää, joihin kuuluu laskun laatimiseen tarvittavien tietojen kerääminen, laskujen luominen ja laskuttaminen asiakkaille.
Tarkista laskutustiedot (Laskutusvirkailija)
- Käytä päivittäistä lähetyslokia tietokonejärjestelmässä.
- Skannaa jokaisen lähetyksen tiedot varmistaaksesi, että se on valmis laskutettavaksi. Jos on, merkitse tietueet laskutettaviksi tapahtumiksi.
- Siirry laskutusmoduuliin ja avaa jokaisen tulostettavan laskun esikatseluruutu.
- Varmista, että tilauksen tekijät ovat hyväksyneet kaikki hinnat. Jos ei, sovi listatut hinnat viralliseen yrityshintaan ja hanki hyväksyntä tämän luettelon poikkeamille.
- Lisää rahtimaksu, ellei tilaus ole merkitty ennakkoon maksettavaksi tai asiakkaan noudettavaksi.
- Varmista, että asiakkaan arvonlisäverokoodi on oikea, ja säädä sitä tarvittaessa.
Tulosta laskuerä (Laskutusvirkailija)
- Valitse laskutusohjelmistossa vaihtoehto tulostaa kaikki merkityt laskut.
- Sijoita yrityksen virallinen laskutuslomake tulostimeen.
- Suorita testitulostus varmistaaksesi, että laskutuslomakkeet on sijoitettu oikein tulostimeen.
- Tulosta koko laskuerä ja tarkista, että ne tulostuvat oikein.
Valmistele ja lähetä laskuja (Laskutusvirkailija)
- Jos laskut ovat useita kopioita, purkaa kopiot ja säilytä nimetyt kopiot.
- Täytä asiakkaille tarkoitettu laskutusversio kirjekuoreihin.
- Leima "Osoitekorjaus vaadittu" leimakirjeisiin.
- Toimita laskutuskirjeet postihuoneeseen postitusta varten.
Tiedoston laskukopiot (Laskutusvirkailija)
- Tee säilytetyt laskukopiot tarpeen mukaan joko laskunumerolla tai asiakkaan nimellä.
