Palkanlaskenta sisältää tietoja työntekijöille maksetuista korvauksista ja mahdolliset vähennykset heidän palkastaan. Näitä tietoja tarvitaan palkanlaskijaa laskettaessa työntekijöiden bruttopalkat ja nettopalkat. Palkatiedot sisältävät tyypillisesti tietoja seuraavista tuotteista:
Lähdepalkka
Bonukset
Palkkiot
Vähennykset eläkkeistä, etuuksista, hyväntekeväisyysmaksuista, koristeista, osakkeiden ostosuunnitelmista ja niin edelleen
Suorat talletuksen valtuutuslomakkeet
Bruttopalkat
Tunteja työskennelty
Manuaaliset sekkimaksut
Maksetut nettopalkat
Palkkatasot
Loma- ja / tai sairauspäiväraha
Palkkaselvitystiedot on perinteisesti tallennettu paperiasiakirjoihin, mutta ne voidaan tallentaa myös sähköisinä asiakirjoina.
Palkkaselvityksiä voidaan pitää henkilöstötietueisiin tallennettujen tietojen osajoukkoina, jotka voivat sisältää huomattavasti enemmän tietoa kuin vain työntekijöiden palkkoihin ja vähennyksiin liittyvät erät.
Ajanjakso, jonka aikana palkkatiedot on säilytettävä, riippuu hallituksen vaatimuksista. Sisäinen verovirasto ilmoittaa tyypillisesti vaaditun säilytysajan jokaisessa julkaisemassaan asiakirjassa, joka käsittelee palkanlaskentakysymyksiä. Yleensä palkkalaskelmat tulisi säilyttää kahden vuoden ajan, kun taas työehtosopimukset on pidettävä voimassa kolme vuotta.
