Kirjanpidossa olennaisuus viittaa yrityksen tilinpäätöksessä olevien tietojen laiminlyönnin tai virheellisen vääristämisen vaikutuksiin näiden lausuntojen käyttäjään. Jos on todennäköistä, että tilinpäätöksen käyttäjät olisivat muuttaneet toimintaansa, ellei tietoja olisi jätetty pois tai väärin, erää pidetään olennaisena. Jos käyttäjät eivät olisi muuttaneet toimintaansa, laiminlyönnistä tai virheellisyydestä sanotaan olevan merkityksetöntä.
Olennaisuuskäsitettä käytetään usein kirjanpidossa, erityisesti seuraavissa tapauksissa:
Kirjanpitostandardien soveltaminen. Yrityksen ei tarvitse soveltaa kirjanpitostandardin vaatimuksia, jos tällaisella toimimattomuudella ei ole merkitystä tilinpäätöksessä.
Pienet liiketoimet. Rekisterinpitäjä, joka sulkee kirjanpitoja tilikaudeksi, voi jättää huomiotta pienet päiväkirjamerkinnät, jos sillä on merkityksetön vaikutus tilinpäätökseen.
Isojen kirjainten raja. Yritys voi periä menot kuluiksi, jotka normaalisti aktivoidaan ja poistetaan ajan myötä, koska menot ovat liian pieniä seurannan arvoisia, ja aktivoinneilla olisi merkityksetön vaikutus tilinpäätökseen.
Olennaisuuden ansiosta yritys voi jättää huomioimatta valitut kirjanpitostandardit ja parantaa samalla kirjanpitotoimintojen tehokkuutta.
Materiaalisuuden ja aineettomuuden välistä jakolinjaa ei ole koskaan määritelty tarkasti; tilinpäätösstandardeissa ei ole ohjeita. Arvopaperimarkkinakomissio on kuitenkin laatinut pitkän keskustelun käsitteestä yhdessä henkilöstön kirjanpitotiedotteissa. SEC: n kommentit koskevat vain julkisesti hallussa olevia yrityksiä.
Tässä on useita esimerkkejä kirjanpitotietojen olennaisuudesta:
Yrityksellä on kirjanpitovirhe, joka vaatii takautuvaa soveltamista, mutta määrä on niin pieni, että aikaisempien tilinpäätösten muuttamisella ei ole vaikutusta näiden lausuntojen lukijoihin.
Rekisterinpitäjä voisi odottaa kaikkien toimittajalaskujen vastaanottamista ennen kirjojen sulkemista, mutta päättää sen sijaan kerätä arvion vielä vastaanotettavista laskuista sulkeakseen kirjat nopeammin; kertyminen on todennäköisesti jonkin verran epätarkkaa, mutta varianssi todellisesta määrästä ei ole olennainen.
Yritys voisi hyödyntää tablet-tietokonetta, mutta kustannukset laskevat alle yrityksen aktivointirajan, joten tietokone veloitetaan sen sijaan toimistotarvikkeista.
