Kustannusten ja kulujen välinen ero on, että kustannukset tunnistavat menot, kun taas kustannukset viittaavat hankitun erän kulutukseen. Nämä termit sekoittuvat usein, mikä tekee eron vaikeasti ymmärrettäväksi kirjanpitäjiksi kouluttaville ihmisille. Näitä käsitteitä on laajennettu alla.
Kustannus vastaa lähinnä termiä menot, joten se tarkoittaa, että olet käyttänyt resursseja hankkiakseen jotain, kuljettamaan sen sijaintiin ja asettamaan sen. Se ei kuitenkaan tarkoita, että hankittu esine on vielä kulutettu. Siten kohde, jolle olet käyttänyt resursseja, tulisi luokitella omaisuudeksi, kunnes se on kulutettu. Esimerkkejä omaisuuserien luokittelusta, johon ostetut erät kirjataan, ovat ennakkoon maksetut kulut, varastot ja käyttöomaisuus.
Esimerkiksi auton hinta voi olla 40 000 dollaria (koska sinä maksoit siitä) ja rakentamasi tuotteen hinta on 25 dollaria (koska se on summa, jonka teit sen rakentamiseen). Auton kustannukset sisältävät todennäköisesti myyntiverot ja toimitusmaksun, kun taas tuotteen kustannukset sisältävät todennäköisesti materiaalien, työvoiman ja valmistuksen yleiskustannukset. Molemmissa tapauksissa olet käyttänyt varoja auton ja tuotteen hankkimiseen, mutta et ole vielä kuluttanut kumpaakaan niistä. Ensimmäinen menot luokitellaan vastaavasti käyttöomaisuuteen, kun taas toiset menot luokitellaan varastoiksi. Vastaavasti työntekijälle maksettu ennakko luokitellaan ennalta maksettuihin kuluihin.
Kulut on kustannus, jonka hyödyllisyys on käytetty loppuun; se on kulutettu. Esimerkiksi ostamasi 40 000 dollarin auto veloitetaan lopulta kustannuksilla poistoina useiden vuosien ajan, ja 25 dollarin tuote veloitetaan myytyjen tuotteiden kustannuksista, kun se lopulta myydään. Ensimmäisessä tapauksessa muuntaminen omaisuuserästä kuluksi saavutetaan veloittamalla poistokustustili ja hyvittämällä kertynyt poistotili (joka on vasta-tili, joka vähentää käyttöomaisuutta). Toisessa tapauksessa muuntaminen omaisuuserästä kuluksi saavutetaan veloittamalla myytyjen tavaroiden kustannukset ja hyvittämällä varastotilille. Siten molemmissa tapauksissa olemme muuttaneet omaisuuseränä käsitetyn kustannuksen kuluksi, kun kohde-etuus kulutettiin. Auto-omaisuus kulutetaan vähitellen, joten käytämme poistoja muunnettaessa se lopulta kuluiksi. Varastokohde kulutetaan yhden myyntitapahtuman aikana, joten muunnamme sen kuluksi heti, kun myynti tapahtuu.
Toinen tapa ajatella kustannuksia on kaikki menot, jotka on tehty tuottamaan tuloja vastaavuusperiaatteen mukaisesti, mikä oli erityisen ilmeistä viimeisessä tapauksessa, jossa varasto muunnettiin kuluksi heti, kun myynti tapahtui. Yhteensovitusperiaatteen mukaan tunnistat liiketoimen sekä tulot että menot samanaikaisesti, jotta liiketoimeen liittyvä nettotulos tai -tappio näkyy välittömästi. Siten kustannus muuttuu kuluksi heti, kun siihen liittyvät tulot kirjataan.
Keskeinen syy siihen, miksi kustannuksia käsitellään käytännössä usein tarkalleen kuluina, on se, että suurin osa menoista kulutetaan kerralla, joten ne muuttuvat välittömästi kustannuksista kuluiksi. Tämä tilanne syntyy kaikista tiettyyn ajanjaksoon liittyvistä menoista, kuten kuukausittaiset yleislaskut, hallintopalkat, vuokrat, toimistotarvikkeet ja niin edelleen.
Valitettavasti kustannuksia ja kuluja käytetään yleensä vaihtokelpoisesti myös kirjanpitoterminologian sisällä. Financial Accounting Standards Boardin ylläpitämässä kirjanpitostandardien koodauksen pääsanastossa ei määritellä kumpaakaan termiä; näin ollen yllä annetut määritelmät ovat peräisin yhteisestä käytöstä.
