Palvelupohjaista kustannuslaskentaa käytetään, kun organisaation palvelukeskus veloittaa palvelunsa muille liiketoiminnan osille. Tähän toimintaan liittyvän palvelumaksun tulisi perustua ainakin palvelujen tarjoamiseen liittyviin välittömiin kustannuksiin. Maksu voi myös nousta pyöristettyyn kustannuskäsitteeseen, jossa palvelumaksuun lisätään yleismaksu ja jopa voitto. Esimerkkejä palvelukeskuksista, jotka saattavat käyttää palvelupohjaista kustannuslaskentaa, ovat tietotekniikka (IT), talonmiespalvelut ja tilojen ylläpito.
Palvelupohjaisen kustannuslaskennan avulla "asiakas" -yksiköt voivat päättää saamiensa palvelujen määrän ja laadun budjetoidun hinnan perusteella. Vaihtoehtoisesti he voivat päättää etsiä muualta saadakseen palveluja halvemmalla. Tämän seurauksena hintapaineet laskevat palvelualaa, jonka on nyt kilpailtava ulkopuolisten palveluntarjoajien tarjoamien hintojen kanssa.
Kun ulkopuolinen kilpailu altistuu, palvelukeskus arvioi todennäköisemmin uudelleen kustannusrakenteensa. Esimerkiksi IT-palvelukeskus voi olla taipuvaisempi siirtymään pois vanhoista tietokonejärjestelmistä ja siirtymään valmiiden ohjelmistojen tai pilvipohjaisten ratkaisujen suuntaan.
Joissakin tapauksissa palvelukeskuksen johtaja voi huomata, että on mahdotonta kilpailla saman palvelun ulkopuolisen toimittajan kanssa, ja suostuu jopa vapaaehtoisesti ulkoistamaan osaston. Todennäköisempi olosuhde on, että johtaja vertaa jatkuvasti sisäisiä kustannuksia ulkoisiin kustannuksiin varmistaakseen, että hänen osastonsa pysyy kilpailukykyisenä. Toinen mahdollinen tulos on, että palvelukeskus tarjoaa palvelujaan yrityksen ulkopuolella, kolmansille osapuolille.
Varovaisuus palvelupohjaista kustannuslaskentaa käytettäessä on, että ulkopuolinen palveluntarjoaja voi laskea hintojaan riittävästi sisäisen palveluosaston lakkauttamiseksi, minkä jälkeen palveluntarjoaja nostaa hintojaan, kun sisäistä kilpailua ei enää ole.
Tämä lähestymistapa tuo lisää työtä kirjanpito-osastolle, jonka on siirryttävä kirjanpitojärjestelmään kaikki kustannukset, joita laskutetaan osastojen välillä.
