Budjetin varianssi on budjetoidun tai perustason kulujen tai tulojen määrän ja todellisen määrän välinen ero. Budjetin varianssi on suotuisa, kun todelliset tulot ovat budjettia suuremmat tai kun todelliset kulut ovat pienemmät kuin budjetti. Harvinaisissa tapauksissa budjetin vaihtelu voi viitata myös todellisten ja budjetoitujen varojen ja velkojen eroon.
Budjetin vaihtelu johtuu usein virheellisistä oletuksista tai väärästä budjetoinnista (kuten politiikan käyttäminen epätavallisen helpon budjettitavoitteen saavuttamiseen), joten perustaso, johon todellisia tuloksia mitataan, ei ole kohtuullinen.
Nämä hallittavissa olevat budjetin vaihtelut ovat yleensä kuluja, vaikka suuri osa kuluista voi olla sitoutuneita kuluja, joita ei voida muuttaa lyhyellä aikavälillä. Todella hallittavat kulut ovat harkinnanvaraisia kuluja, jotka voidaan eliminoida ilman välitöntä haitallista vaikutusta tulokseen.
Ne hallitsemattomat budjetin vaihtelut alkavat yleensä markkinoilta, kun asiakkaat eivät osta yrityksen tuotteita budjetissa odotettuina määrinä tai hintatasoilla. Tuloksena ovat todelliset tuotot, jotka voivat poiketa huomattavasti odotuksista.
Jotkin budjetin vaihtelut voidaan eliminoida yksinkertaisesti yhdistämällä budjetin rivikohdat. Esimerkiksi, jos sähköbudjetin varianssi on negatiivinen 2000 dollaria ja puhelinkustannusbudjetin positiivinen varianssi on 3 000 dollaria, nämä kaksi rivikohtaa voidaan yhdistää raportointia varten yleishyödylliseksi rivikohdaksi, jonka positiivinen varianssi on 1000 dollaria.
Esimerkkinä budjetin vaihtelusta ABC Company oli budjetoinut 400 000 dollaria myynti- ja hallintokuluja, ja todelliset kulut ovat 420 000 dollaria. Budjetin varianssi on siis 200 000 dollaria. Tämän laskelman lähtötasona käytetty budjetti ei kuitenkaan sisältänyt 25 000 dollarin aikataulun mukaista vuokrankorotusta, joten budjettivirhe aiheutti varianssin pikemminkin kuin virheelliset hallintotoimet.
