Ennakkomaksujen määritelmä
Ennakkomaksetut kulut ovat kulut, jotka on maksettu yhdellä tilikaudella, mutta joiden kohde-etuutta ei käytetä ennen tulevaa jaksoa. Kun omaisuus lopulta kulutetaan, se lasketaan kuluksi. Jos kulutetaan useita jaksoja, voi olla sarja vastaavia kustannuksia.
Ennakkomaksetut kulut kirjataan organisaation taseeseen lyhytaikaisina varoina, kunnes ne kulutetaan. Syy nykyiseen omaisuuserän nimeämiseen on se, että suurin osa ennakkomaksetuista varoista kulutetaan muutaman kuukauden kuluessa niiden alkuperäisestä kirjaamisesta. Jos ennakkoon maksettua kulua ei todennäköisesti kuluteta ensi vuoden aikana, se luokitellaan sen sijaan taseeseen pitkäaikaiseksi omaisuuseräksi (harvinaisuus).
Esimerkki ennakkoon maksetuista kuluista on vakuutus, joka maksetaan usein etukäteen useilta tulevilta kausilta; Yhteisö kirjaa nämä menot aluksi ennalta maksettuihin kuluihin (omaisuuseriin) ja veloittaa ne sitten kuluksi käyttöjakson aikana. Toinen ennakkomaksutililtä yleisesti löytyvä erä on ennakkomaksu.
Menot kirjataan ennakkoon maksettuihin kuluihin, jotta niiden kirjaaminen kuluiksi saadaan tarkemmin vastaamaan ajanjaksoja, joina ne tosiasiallisesti kulutetaan. Jos yritys ei käyttäisi ennakkomaksukäsitettä, niiden varat olisivat jonkin verran aliarvioituja lyhyellä aikavälillä, samoin kuin niiden voitot. Ennakkomaksukäsitettä ei käytetä kirjanpidon kassaperusteisessa laskelmassa, jota pienet organisaatiot käyttävät yleisesti.
Ennakkomaksu
Ennakkoon maksettujen kulujen peruskirjanpito tapahtuu seuraavasti:
Kun toimittajalasku on ensin kirjattu kirjanpitojärjestelmään, varmista, että tavara täyttää yrityksen ennakkoon maksettua kulut (omaisuus) koskevat kriteerit.
Jos tavara täyttää yrityksen kriteerit, veloita se ennakkomaksutilille. Jos ei, peri laskutettu summa kuluna kuluvalla kaudella.
Kirjaa menojen määrä ennakkoon maksettujen kulujen täsmäytyslaskentataulukkoon.
Määritä tilikauden lopussa niiden jaksojen lukumäärä, joiden aikana erä poistetaan, ja kirjoita nämä tiedot täsmäytyslaskentataulukkoon. Tämän merkinnän tulisi sisältää tasapoisto, joka veloitetaan kullakin sovellettavalla ajanjaksolla.
Luo tilikauden lopussa oikaisutiedot, jotka poistavat ennalta määrätyn määrän kaikkein olennaisimmalle kulutilille.
Kun kaikki poistot on suoritettu, varmista, että laskentataulukon summa vastaa ennakkomaksutilien kokonaissaldoa. Jos ei, sovita nämä kaksi ja säädä tarvittaessa.
Paras käytäntö on, ettei pienempiä kuluja kirjata ennakkomaksutilille, koska niiden seuraaminen vie liikaa aikaa. Sen sijaan peri nämä pienemmät määrät kuluksi syntymishetkellä. Tämän käsitteen laajentamiseksi harkitse jäljellä olevien saldojen veloittamista kuluiksi, kun ne on vähennetty tietylle vähimmäistasolle. Molempia toimintoja olisi ohjattava muodollisella laskentaperiaatteella, jossa määritetään kynnys, jolla ennakkomaksut kirjataan kuluksi.
Esimerkki ennakkoon maksetuista kuluista
Yritys maksaa 60 000 dollaria etukäteen johtajien ja virkamiesten vastuuvakuutuksesta tulevaa vuotta varten. Päiväkirjamerkintä on:
