Vastaanottomenettely on välttämätön kaikkien saapuvien tavaroiden tarkastamiseksi, niiden merkitsemiseksi tunnisteilla ja kirjaamiseksi vastaanotetuiksi.
Tarkasta saapuvat tavarat (Vastaanottava henkilökunta)
- Kun vastaanotat toimituksen, sovita vastaanotetut tavarat mukana olevassa konossementissa olevaan kuvaukseen sekä vastaavan ostotilauksen kuvaukseen. Suuret ristiriidat voivat johtaa toimitettujen tuotteiden hylkäämiseen.
- Jos ostotilausta ei ole valtuutettu eikä ostopäällikkö myönnä vapautusta, hylkää toimitetut tavarat.
- Tarkasta jokainen toimitus esipainetulla vastaanoton tarkistuslistalla. Kohteita, jotka todennäköisesti vaativat tarkistusta, ovat vastaanotettu määrä, vertailu laatukynnykseen sekä vastaanottopäivä ja -päivä. Huomaa kaikki tarkistusluettelossa olevat varianssit. Aloita tarkistuslista, kun tarkistus on valmis.
- Allekirjoita konossementin valokopio osoittaaksesi, että toimitus on tarkastettu ja hyväksytty.
Tunnista ja merkitse kaikki vastaanotetut mainosjakaumat (Vastaanottava henkilökunta)
- Tunnista toimituksen jokainen tuote ja varmista, että se on asianmukaisesti merkitty viivakoodatulla tagilla, joka sisältää tuotenumeron, määrän ja mittayksikön. Jos on epävarmuutta siitä, mitä tuotenumeroa käytetään, ota yhteyttä vanhempaan varaston henkilökuntaan tai osto-osastoon.
Kirjaudu sisään vastaanotetut kohteet (Vastaanottava henkilökunta)
- Päivitä vastaanottopäiväkirja jokaisen toimituksen vastaanottopäivä ja -päivä sekä lähettäjän nimi, toimittaja, ostotilausnumero ja vastaanotettujen tavaroiden kuvaus.
- Lähetä kopio allekirjoitetusta konossementista laskutusosastolle kirjanpito-osastolle.
- Tee konttikuljetuksen pääkappale päivämäärän mukaan varaston arkistointialueelle.
Huomautus: Jos toimitus saapuu varaston fyysistä laskemista suoritettaessa, erota tavarat selvästi merkittyyn varastointialueeseen.Älä kirjaa näitä tuotteita varastotietokantaan vasta fyysisen laskentaprosessin jälkeen.
