Toimittajan perustiedosto on huomattava määrä yrityksen toimittajia koskevia tietoja, joita käytetään toimittajien laskujen maksamiseen ja ostotilausten antamiseen. Kun yrityksellä on edes suhteellisen pieni määrä toimittajia, merkittävä määrä virheitä piiloutuu vähitellen toimittajan päätiedostoon. Tässä on useita ehdotettuja tapoja puhdistaa tiedosto:
Tulosta säännöllisesti jokaiselle toimittajalle raportti, joka näyttää kaikki toimittajan päätiedostossa käytettävät kentät. Skannaa raportista puuttuvat tiedot tärkeimmistä kentistä, kuten verokoodit ja veronmaksajien tunnistenumerot (TIN).
Tulosta luettelo toimittajista lajiteltujen nimien mukaan ja etsi kaksoiskappaleita, jotka osoittavat päällekkäisten tietueiden olemassaolon. Selvitä, mitkä näistä tietueista arkistoidaan, ja merkitse ne siten, että niitä ei enää käytetä.
Tulosta raportti, joka näyttää maksut toimittajille kahden viime vuoden aikana. Jos toimintaa ei ole tapahtunut tuona ajanjaksona, merkitse liittyvät toimittajan päätiedostot arkistoitaviksi.
Vertaa uusimpien toimittajien rekisteröidyt verovelvollisten tunnistenumerot veroviranomaisten verkkosivuston TIN-sovitusohjelmaan varmistaaksesi, että tallennetut numerot ovat oikein. Päivitä virheelliset tiedot.
