Aineistohakemuslomakkeessa luetellaan tavarat, jotka on poimittava varastosta ja joita käytetään tuotantoprosessissa tai palvelun tarjoamisessa asiakkaalle, yleensä tiettyyn työhön. Lomakkeella on yleensä kolme tarkoitusta:
Valitse tuotteet varastosta
Varastotietueiden helpottamiseksi poimittujen tuotteiden määrä
Laskutetaan kohdennetusta työstä vaadittujen esineiden kustannukset
Lomaketta voidaan käyttää myös pohjana sellaisten varastotuotteiden järjestykseen, joita ei tällä hetkellä ole varastossa.
Aineistonhakulomakkeelta yleisimmin löytyvät tiedot sisältävät:
Otsikko-osa: veloitettava työpaikan numero
Otsikko-osa: Vaatimuksen päivämäärä
Otsikko-osio: Päivämäärä, johon mennessä inventaario vaaditaan
Päärunko: Tuotteen numero tai kuvaus varastosta
Päärunko: Varastosta vedettävä yksikkömäärä
Alatunniste: Valtuutuksen allekirjoitusrivi
Jos materiaalit toimitetaan tiettyyn paikkaan, otsikossa voi olla myös tilaa toimituspaikan tunnistamiseksi.
Ellei huoltolasku laadita tästä asiakirjasta, se ei yleensä sisällä tuotteen kustannuksia tai hintoja.
Pyynnön esittänyt henkilö säilyttää kopion aineistolomakkeesta, samoin kuin varaston henkilökunta. Toinen kappale toimitetaan noudettujen tavaroiden mukana niiden lopulliseen määränpäähän. Jos lomakkeessa lueteltuja tuotteita ei ole varastossa, toinen kappale voidaan lähettää osto-osastolle tilaamista varten.
Tilintarkastajat voivat seurata materiaalihakemuslomakkeiden kulkua yrityksen läpi varmistaakseen, käytetäänkö varastotuotteita asianmukaisesti ja kirjataanko ne yrityksen materiaalinkäsittelymenettelyjen mukaisesti. Jos ei, tilintarkastajat voivat päätellä, että he eivät voi luottaa yrityksen valvontajärjestelmien tiettyihin näkökohtiin osana tarkastustoimintaansa, ja siten ne tukevat muita tarkastustoimia.
Materiaalihakemuslomaketta ei käytetä tietokoneistetussa tuotannon suunnitteluympäristössä, jossa nämä poimintatiedot lähetetään sen sijaan varastoon sähköisenä viestinä.
Samankaltaiset ehdot
Materiaalihakemuslomake voidaan tunnistaa myös ostohakemuslomakkeena, vaikka ostopyyntöä voidaan käyttää kaikenlaisiin ostoihin, ei vain tuotantoprosessiin osallistuviin.
