Lähdeasiakirjat ovat fyysinen perusta, johon liiketapahtumat kirjataan. Lähdeasiakirjat säilytetään tyypillisesti käytettäväksi todisteina, kun tilintarkastajat tarkastavat myöhemmin yrityksen tilinpäätöksen, ja niiden on varmistettava, että liiketoimet ovat tosiasiallisesti tapahtuneet. Ne sisältävät yleensä seuraavat tiedot:
Liiketoiminnan kuvaus
Tapahtuman päivämäärä
Tietty rahamäärä
Valtuutus allekirjoitus
Monet lähdeasiakirjat on myös leimattu osoittamaan hyväksyntää tai joihin voidaan kirjoittaa nykyinen päivämäärä tai tilit, joita käytetään taustalla olevan tapahtuman kirjaamiseen.
Lähdeasiakirjan ei tarvitse olla paperiasiakirja. Se voi olla myös sähköinen, kuten sähköinen tietue työntekijän tekemistä työtunneista, joka syötetään yrityksen ajanottojärjestelmään älypuhelimen kautta.
Esimerkkejä lähdeasiakirjoista ja niihin liittyvistä liiketoimista, jotka näkyvät taloudellisissa tiedoissa, ovat:
tiliote. Tämä sisältää useita mukautuksia yrityksen käteisvaroihin, joihin yrityksen tulisi viitata saadakseen kirjanpitonsa pankin kirjanpitoon.
Kassanauha. Tätä voidaan käyttää todisteena käteismyynnistä, mikä tukee myyntitapahtuman kirjaamista.
Luottokortin kuitti. Tätä voidaan käyttää todisteena varojen maksamisesta pienestä käteisestä.
Lukituslaatikko tarkista kuvat. Nämä kuvat tukevat asiakkailta tulevien kuittien kirjaamista.
Pakkausluisti. Tämä kuvaa asiakkaalle lähetettyjä tuotteita ja tukee siten myyntitapahtuman kirjaamista.
Myyntitilaus. Tätä asiakirjaa yhdistettynä konossementtiin ja / tai pakkausluetteloon voidaan käyttää asiakkaan laskuttamiseen, mikä puolestaan tuottaa myyntitapahtuman.
Toimittajalasku. Tämä on lähdeasiakirja, joka tukee käteisen, sekin tai sähköisen maksun suorittamista toimittajalle. Toimittajalasku tukee myös kulujen, varastotuotteiden tai käyttöomaisuuden kirjaamista.
Kellokortti. Tämä tukee palkan tai sähköisen maksun suorittamista työntekijälle. Jos asiakkaille laskutetaan työntekijätunteja, se tukee myös asiakaslaskujen luomista.
Esimerkiksi yritys toimii konsultointiliiketoiminnassa. se kerää työtunteja koskevia tietoja työntekijöiden tuntilomakkeista, jotka sitten sisällytetään asiakaslaskuihin, mikä puolestaan johtaa myynti- ja myyntisaatavien tapahtumien syntymiseen. Täten tässä tilanteessa tuntilomake on myyntitapahtuman lähdeasiakirja.
On olemassa useita mahdollisia valvontatoimia, joita voidaan käyttää vähentämään riskiä siitä, että lähdeasiakirjoja ei kirjata oikein kirjanpitojärjestelmään. Yksi yleisimmistä valvonnoista on asiakirjojen numerointi, jotta puuttuvat asiakirjat on helpompi jäljittää. Toinen ohjausobjekti on sovittaa yhteen tilien saldot tositteiden kanssa, jotta voidaan nähdä, onko joitain asiakirjoja ei ole kirjattu tai jos joillakin tileihin kirjatuilla tapahtumilla ei näytä olevan mitään tositteita.
Erilaiset asetukset edellyttävät joidenkin lähdeasiakirjojen säilyttämistä useita vuosia. Voi olla myös järkevää säilyttää nämä asiakirjat säännöksistä riippumatta, jos vain todisteiden antamiseksi oikeusjuttujen yhteydessä tai parempaan asiakaspalveluun. Näistä syistä yrityksen tulisi noudattaa asiakirjojen tuhoamista koskevaa käytäntöä, jolla valvotaan tarkasti lähdeasiakirjojen murskaamista tai muunlaista poistamista, kunnes tietty määrä vuosia on kulunut.
