Pienen käteisen täsmäytys on muodollinen tarkastus pienistä kassatiedoista. Tämän toiminnan tarkoituksena on nähdä, onko tapahtunut dokumentoimattomia maksuja. Tällaiset maksut ovat yleinen ongelma käteisellä, jossa on suuri petosriski. Koska useimmat pienet käteisvarahenkilöt eivät ole koulutettuja kirjanpitäjiksi, he voivat kirjata maksut virheellisesti. Näistä syistä pieni käteislaskenta tulisi suorittaa säännöllisin väliajoin. Tarkistusta voidaan pitää tilintarkastuksena, mikä tarkoittaa, ettei pientä kassavarahenkilöä varoiteta tarkastajan saapumisesta. Tämä varoituksen puute on hyödyllinen havaita säilyttäjän henkilökohtaiset nostot pienestä kassarahastosta.
Suorita seuraavat vaiheet sovittaaksesi pienen käteisen:
Varmista todettu tasapaino. Tarkista yrityksen pienkassapolitiikka ja määritä tarkistettavan rahaston ilmoitettu pienikokoinen saldo. Pienillä käteisrahastoilla voi olla erilainen ilmoitettu saldo, koska joidenkin liiketoimien määrä on suurempi kuin toisten.
Hanki sovittelulomake. Jos yritys käyttää virallista sovittelulomaketta, hanki tyhjä kopio ja dokumentoi se seuraavien vaiheiden dokumentoimiseksi.
Laske nostettu käteinen. Laske pienikassarahastossa jäljellä olevat rahat ja vähennä ne rahaston ilmoitetusta saldosta. Tulos on rahastosta nostettujen käteisvarojen määrä.
Tee yhteenveto tositteista. Laske yhteen pienen käteisrahaston jokaisen käteiskuponkilipun ilmoitetut kokonaismenot (tiedot voivat tulla myös pikkukassakirjasta). Vähennä tämä summa lasketusta nostetusta käteismäärästä. Tuloksen tulisi olla nolla. Jos jäännössaldo on jäljellä, rahastossa on käteisvaroja. Jos saldo on negatiivinen, rahastossa on kassapula.
Tutki variansseja. Tutki pienikokoisen rahaston ilmoitetun määrän ja käteisen ja tositteiden todellisen kokonaismäärän välisiä eroja. Jos ero on selittämätön, täytä tosite, jossa ilmoitetaan selittämätön summa, ja lataa se ennalta määrätylle osastotilille pääkirjassa.
On hyödyllistä laskuttaa selittämättömät erot tätä tarkoitusta varten varatulle kulutustilille. Näin tekemällä on paljon helpompaa seurata dokumentoimattomien tappioiden kumulatiivista määrää ajan myötä. Harkitse myös sellaisen käytännön soveltamista, joka edellyttää sisäisen tarkastuksen henkilöstön ilmoittamista, jos pienen kassarahaston selittämätön puute ylittää tietyn määrän.
Lopuksi merkitse pienet käteisvarat tiheämpiä täsmäytyksiä varten, jos havaitset jatkuvan virhemallin. Lisääntynyt tarkastustiheys voi paljastaa ongelmia ennen aineellisten menetysten kertymistä.
