Pääkirja sisältää yhteenvedon kaikista tallennetuista tapahtumista, kun taas pääkirja sisältää alkuperäiset merkinnät useimmista vähäisistä tapahtumista. Kun kirjanpitotapahtuma tapahtuu, se kirjataan ensin kirjanpitojärjestelmään päiväkirjaan. Voi olla useita päiväkirjoja, jotka on joko suunniteltu sisältämään erityyppisiä tapahtumia (kuten kassakuitit, käteismaksut tai myyntitapahtumat) tai kaikille muille tapahtumille. Nämä muut tapahtumat kirjataan yleiseen päiväkirjaan. Esimerkkejä yleispäiväkirjaan tehdyistä merkinnöistä ovat omaisuuserien myynti, poistot, korkotuotot, korkokulut ja yhtiön joukkovelkakirjojen tai osakkeiden myynti sijoittajille.
Siten yleinen päiväkirja on kattava paikka tiettyjen tapahtumien alkusyöttöihin, joita ei tapahdu riittävässä määrin, jotta ne ansaitsisivat tallennuksen erikoistuneeseen päiväkirjaan. Nämä tapahtumat kirjataan kronologiseen järjestykseen, mikä tekee yleisestä päiväkirjasta erinomaisen paikan tutkia kirjanpitotapahtumia päivämäärän mukaan.
Pääkirja sisältää yhteenvedon tilitasolla kaikista liiketoimista, joihin yritys on osallistunut. Nämä tiedot tulevat eri päiväkirjoista koottuina, yhteenvetotason merkinnöinä. Pääkirjan tiedot kootaan sitten koesaldoksi, josta tilinpäätös luodaan.
Siten yleinen päiväkirja kirjataan ensin ne tapahtumat, joita ei tallenneta aihekohtaiseen päiväkirjaan, kun taas pääkirja tallentaa kunkin lehden yhteenvetotason tiedot. Tämä tarkoittaa, että yleinen päiväkirja sisältää suuremman määrän yksityiskohtaisia kirjanpitotietoja kuin pääkirja, mikä puolestaan sisältää yksityiskohtaisempia tietoja kuin tilinpäätös.
Lehtien käyttö on vähentynyt tietokoneistettujen kirjanpitojärjestelmien tulon jälkeen. Monet pienemmät kirjanpito-ohjelmistojärjestelmät tallentavat kaikki tapahtumatiedot suoraan pääkirjaan, jolloin ne eivät sisällä kaikkia erityyppisiä lehtiä, mukaan lukien yleinen päiväkirja.
