Ennakkomaksut ovat menoja, joita ei ole vielä käytetty, joten ne aktivoidaan lyhyeksi ajaksi. Seuraava menettely osoittaa johdonmukaisen tavan veloittaa nämä erät kustannuksella.
Ennakkomaksujen alkuperäinen tunnustaminen
Kun koodaat toimittajalaskuja kirjanpitojärjestelmään pääsemiseksi, hanki avustavan ohjaimen kirjallinen hyväksyntä, että laskutus on koodattava ennakkomaksuna. Muussa tapauksessa oletusarvo on kirjata meno kuluksi.
Varmista, että ennakkoon maksettavaksi kuluksi koodattava kohde on yhtä suuri tai suurempi kuin yrityksen vähimmäispääomaraja $ ______. Jos ei, niin veloita se kuluvana ajanjaksona.
Kopioi tuotteeseen liittyvät asiakirjat ja tallenna ne ennakkoon maksettujen kulujen sideaineeseen.
Syötä etukäteen maksettu erä ennakkoon maksettujen kulujen lyhennyslaskentataulukkoon ja merkitse muistiin poistoajan alkamis- ja päättymispäivä sekä aktivoitava summa, toimittajan nimi ja lähdeasiakirjan laskun numero. Vain tasapoisto poistot ovat sallittuja. Jos kohdetta ei vielä poisteta, kirjoita syy laskentataulukkoon.
Ennakkomaksujen myöhempi poistaminen
Tarkista ennakkomaksujen laskentataulukon poistolaskelmat.
Ota kokonaispoistot laskentataulukosta kuluvalle kaudelle ja kirjoita se normaaliin poistopäiväkirjaan.
Pyydä avustajaohjainta vahvistamaan syöttö.
Lähetä poistokohta.
Ennakkomaksujen täsmäytys
Tulosta kunkin kuukauden lopussa ennakkoon maksettujen kulujen tilin tiedot.
Yhdistä tilin rivikohdat ennakkoon maksettujen kulujen poistolaskentataulukon tukeviin tietoihin.
Jos tukevat yksityiskohdat eivät vastaa tilisaldoa, säädä tilisaldo avustavan ohjaimen hyväksynnällä.
Huomautus: Jos etukäteen maksetun rivikohdan saldo laskee alle määritetyn vähimmäistason, kuten 250 dollaria, harkitse koko jäljellä olevan saldon poistamista, jolloin ei tarvita jatkaa kyseisen kohteen jäljellä olevien poistojen seuraamista.
