Kirjanpito kirjataan, kun subledgerien ja yleisen päiväkirjan saldot siirretään pääkirjaan. Kirjoittaminen siirtää vain subledgerin kokonaissaldon pääkirjaan, ei yksittäisiä tapahtumia subledgerissä. Kirjanpitäjä voi päättää harjoittaa lähettämistä suhteellisen harvoin, kuten kerran kuukaudessa, tai ehkä niin usein kuin kerran päivässä.
Subledereita käytetään vain, jos tietyllä kirjanpitoalueella on paljon tapahtumia, kuten varastot, ostovelat tai myynti. Lähetys koskee siis vain näitä suuremman määrän tilanteita. Pienissä volyymitilanteissa merkinnät tehdään suoraan pääkirjaan, joten ei ole alirekisteröijiä eikä siksi tarvitse postitusta.
Esimerkiksi ABC International laskee asiakkailleen viikon aikana 20 laskua, joiden kokonaismyyntiosastossa on 300 000 dollaria. ABC: n ohjain luo kirjausmerkinnän, joka siirtää näiden myyntien kokonaismäärän pääkirjaan 300 000 dollarin veloituksella myyntisaamisille ja 300 000 dollarin hyvityksellä tulotilille.
Lähetystä käytetään myös silloin, kun emoyhtiö ylläpitää erillisiä kirjoja kullekin tytäryhtiölleen. Tässä tapauksessa kunkin tytäryhtiön kirjanpitotiedot ovat olennaisilta osin samat kuin alivuokralaiset, joten tytäryhtiöiden tilien loppusummat kirjataan emoyhtiön kirjanpitoon. Tämä voidaan myös käsitellä erillisessä laskentataulukossa manuaalisen yhdistämisen avulla.
Lähetys on poistettu joissakin kirjanpitojärjestelmissä, joissa alikäyttöjä ei käytetä. Sen sijaan kaikki tiedot tallennetaan suoraan pääkirjassa luetelluille tileille.
Lähetystä käytettäessä jonkun, joka tutkii tietoja pääkirjasta, on "porattava" asiaankuuluvien pääkirjan tileille kirjattujen tilien kokonaismäärästä ja haettava asiaankuuluvissa alirekistereissä luetelluista yksityiskohtaisista tiedoista. Tähän voi liittyä huomattava määrä lisätutkimusta.
Kirjan sulkemisen kannalta postitus on yksi tärkeimmistä menettelyvaiheista, joita vaaditaan ennen tilinpäätöksen laatimista. Tässä prosessissa on tehtävä kaikki säätömerkinnät eri sukeltajille ja yleiseen päiväkirjaan, minkä jälkeen niiden sisältö lähetetään pääkirjaan. Tässä vaiheessa on tapana asettaa lukituslippu kirjanpito-ohjelmistoon, jotta mitään muita muutoksia alaryhmiin ja päiväkirjoihin ei voida tehdä suljetulta tilikaudelta. Tämän jälkeen pääsy sukelluksiin ja päiväkirjoihin avataan seuraavaa tilikautta varten.
Jos postitusta ei tapahdu vahingossa osana sulkeutumisprosessia, pääkirjan loppusummat eivät ole tarkkoja, samoin kuin pääkirjasta kootut tilinpäätökset.
