Sisäisen valvonnan tarkistuslistan on tarkoitus antaa organisaatiolle työkalu sisäisen valvontajärjestelmän tilan arviointiin. Vertaamalla ajoittain tarkistuslistaa todellisiin järjestelmiin voidaan havaita ohjauksen viat, jotka tulisi korjata. Kun tarkistuslistaa seurataan säännöllisesti, sillä on seuraavat edut:
Sisäisen valvonnan heikkouksista on vähemmän tarkastuskommentteja
Johto voi saada varmuuden siitä, että raportoidut taloudelliset tulokset ovat tarkkoja
Petosten aiheuttama omaisuuden menetysten riski on pienempi
On vähemmän mahdollisuuksia, että organisaatio ei noudata sovellettavia lakisääteisiä vaatimuksia
Sisäinen valvonta on järjestelmä käytäntöjä, menettelyjä, tarkasteluja, tehtävien erottamista ja muita toimintoja, joita käytetään minimoimaan omaisuuden menetysriski, tuottamaan tarkkoja tilinpäätöksiä ja suorittamaan toimintoja tehokkaasti ja järjestyksekkäästi.
Kun käydään läpi sisäisen valvonnan tarkistuslista, tarkoituksena on havaita puuttuvat tai heikot kontrollit. Tällainen havainto ei automaattisesti osoita korjausvaatimusta sisältävän ohjausongelman olemassaoloa. Jos muualla järjestelmässä on kompensointisäätöjä, heikkoa valvontaa voidaan pitää hyväksyttävänä. Jos esimerkiksi allekirjoituskilpiä käytetään tarkastusten allekirjoittamiseen, tätä voidaan pitää valvonnan heikkoutena, paitsi että jokaiselle annetulle ostotilaukselle vaaditaan virallinen hyväksyntä ennen lähtöä. Tämä kuittausvalvonta varmistaa, että ostot hyväksytään edelleen jonnekin ostojärjestelmässä.
Sisäisen valvonnan tarkistuslista voi olla valtava, ja se on räätälöity yksittäisen yrityksen tarpeisiin. Esimerkiksi kasinossa käytettävät hallintalaitteet (joissa käteisvarojen käyttö on paljon) poikkeavat huomattavasti ohjelmistokehitysyrityksessä käytetyistä hallintalaitteista (jotka eivät ehkä koskaan käytä käteistä ollenkaan). Tässä on valikoima ohjaimia, joita tyypillisessä yrityksessä saattaa olla:
Velkojen valvonnan tarkistuslista:
Johtaja hyväksyy kaikki yli 50 dollarin suuruiset laskut
Ostotilaus, vastaanottoasiakirja ja toimittajalasku sovitetaan kolmella tavalla
Tyhjät sekit tallennetaan lukittuun paikkaan
Tarkistusten numerosarjaa seurataan
Sekit allekirjoitetaan manuaalisesti
Laskut leimataan "maksettuiksi", kun ne on maksettu
Asiakkaan laskutusvalvonnan tarkistuslista:
Kaikki alennukset ja erikoishinnat vahvistetaan
Laskut tarkistetaan virheiden varalta
Vastaamattomat konossementit tarkistetaan
Myyntitilauksen kokonaismäärää verrataan laskun loppusummaan
Asiakkaille annetaan laskut maksamattomista määristä
Palkanlaskennan tarkistuslista:
Aikataulut on sovitettu nykyisten työntekijöiden luetteloon
Ohjaajat hyväksyvät aikatauluissa mainitut tunnit
Palkkajärjestelmään syötetyt kokonaismäärät sovitetaan yhteen tuntilomakkeiden kokonaissummien kanssa
Palkanlaskija tarkistaa ja hyväksyy alustavan palkkarekisterin
Kaikki palkkasekit jaetaan manuaalisesti sekeissä mainituille henkilöille
