Negatiivinen vahvistus on asiakirja, jonka tilintarkastaja on myöntänyt asiakasyrityksen asiakkaille. Kirjeessä asiakkaita pyydetään vastaamaan tilintarkastajalle vain, jos he havaitsevat ristiriidan kirjanpitonsa ja tilintarkastajan toimittamien asiakasyrityksen tilinpäätöstietojen välillä. Esimerkiksi vahvistuskirjeessä kerrotaan asiakkaalle, että asiakasyrityksen vuoden lopun kirjanpito osoittaa kyseisen asiakkaan loppuosan myyntisaamiseksi 500 000 dollaria. Jos asiakas hyväksyy tämän numeron, hänen ei tarvitse ottaa yhteyttä tilintarkastajaan vahvistamaan toimitetut tiedot. Tämän jälkeen tilintarkastaja olettaa, että asiakas hyväksyy vahvistuksessa esitetyt tiedot.
Negatiivinen vahvistus on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa, joissa asiakasyrityksen sisäisen valvonnan katsotaan jo olevan melko vahva, joten vahvistusprosessia käytetään toissijaisena tarkastusmenetelmänä tarkastettaville tileille.
Positiivinen vahvistus on sellainen, jossa asiakkaan on lähetettävä takaisin asiakirja, joko vahvistamalla tai kiistämällä tilintarkastajan sille lähettämät tilitiedot. Negatiivinen vahvistus ei vaadi tilintarkastajilta yhtä paljon seurantatyötä kuin positiivinen vahvistus, mutta sitä ei myöskään pidetä yhtä laadukkaana tarkastusnäytteen lähteenä kuin positiivinen vahvistus, koska jotkut asiakkaat eivät välttämättä vaivaudu lähettämään takaisin vahvistusasiakirja, vaikka he ovat havainneet ristiriidan. Tästä syystä useimmat tilintarkastajat käyttävät mieluummin positiivisia vahvistuksia kuin negatiivisia, lisäkustannuksista huolimatta.
Negatiivista tai positiivista vahvistusta ei ole rajoitettu käytettäväksi asiakasyrityksen asiakkaiden kanssa. Niitä käytetään myös tavallisesti toimittajien kanssa pienidollaritilien vahvistamiseksi. Negatiivista vahvistusta käytetään harvoin luotonantajan kanssa, koska tilintarkastajat haluavat olla erittäin varmoja asiakkaidensa ilmoittamista velkasaldoista. Tässä tapauksessa positiivisia vahvistuksia käytetään melkein aina.
