Menosykli on joukko toimintoja, jotka liittyvät tavaroiden ja palveluiden hankintaan ja maksamiseen. Näihin toimintoihin kuuluvat ostettavien tuotteiden määrittäminen, ostotoimet, tavaroiden vastaanotto ja maksut toimittajille. Suuri osa menosyklin panoksesta tulee myyntisyklistä, jossa ostotarpeet riippuvat asiakastilausten määrästä ja tyypistä.
Menosykli koostuu useista erillisistä osista, mukaan lukien tavaroiden ja palvelujen hankinta, toimittajien valinta, tavaroiden ja palvelujen tilaaminen, niiden vastaanottaminen ja myöhempi maksu niistä. Koko menojakso sisältää seuraavat toimet:
Selvitä, mitkä tavarat ja palvelut on tilattava. Suurin osa tilattavista tavaroista tarvitaan tuotantoprosessissa. Tätä varten järjestelmä laskee komponentit, jotka on oltava valmiina aikataulun mukaisessa tuotannossa, ja vähentää kädessä pidettävät ja jakamattomat raaka-aineet saadakseen tarvittavat määrät. Vaihtoehtoisesti, jos tavaroita tai palveluja tarvitaan myynti- tai hallinnollisiin tehtäviin, käyttäjä täyttää vaatimuslomakkeen, joka sisältää yksityiskohtaiset vaatimukset ja toimittaa sen edelleen osto-osastolle.
Kun tavaroita ostetaan jatkuvaa tuotantoa varten, järjestelmä esittää ostohenkilöstölle alustavan ostotilauksen käyttämällä kunkin ostettavan tavaran varastotiedostossa ilmoitettua ensisijaista toimittajaa. Ostohenkilöstö tarkistaa ja hyväksyy nämä tilaukset, jotka sitten joko lähetetään sähköisesti suoraan toimittajille tai tulostetaan ja postitetaan heille.
Kun tavanomaisia tavaroita ja palveluja pyydetään, ostohenkilöstö tutkii mahdolliset toimittajat, valitsee parhaan ja antaa heille ostotilauksen.
Kun tavarat vastaanotetaan, vastaanottava osasto tarkastelee avoimia ostotilauksia järjestelmässä ja syöttää vastaanotetut määrät.
Kun toimittajalaskut vastaanotetaan, ostovelat kirjaavat ne järjestelmään. Sitten järjestelmä vertaa näitä laskuja ostotilausten valtuuttamiseen ja tietojen vastaanottamiseen sen selvittämiseksi, voidaanko laskuja maksaa. Tässä vaiheessa voi olla huomattava määrä manuaalista sovittelutyötä. Tuloksena on joukko laskuja, jotka on hyväksytty maksettavaksi.
Järjestelmä aikatauluttaa toimittajille suoritettavat maksut kunkin käyttäjän kanssa ennalta määritettyjen maksuehtojen perusteella. Kun aikataulun mukainen maksupäivä saapuu, järjestelmä käsittelee erän maksuja, jotka suoritetaan joko elektronisten varojen siirroina tai sekkeinä.
