Kustannusten hallintaan sisältyy kohdennettuja menojen vähennyksiä voittojen lisäämiseksi. Tämän valvontatason toteuttamisella voi olla syvällisesti myönteinen vaikutus voittoihin pitkällä aikavälillä. Seuraavat neljä vaihetta liittyvät kustannusten hallintaan:
Luo perusviiva. Laadi standardi tai lähtötaso, johon todellisia kustannuksia verrataan. Nämä standardit voivat perustua historiallisiin tuloksiin, kohtuulliseen parannukseen historiallisiin tuloksiin tai teoreettisesti parhaaseen saavutettavissa olevaan kustannustehokkuuteen. Keskivaihtoehdon katsotaan yleensä antavan parhaat tulokset, koska se asettaa saavutettavan standardin.
Laske varianssi. Laske varianssi todellisten tulosten ja ensimmäisessä vaiheessa havaitun standardin tai lähtötason välillä. Erityisesti painotetaan epäedullisten varianssien havaitsemista, jotka ovat odotettua suurempia todellisia kustannuksia. Jos varianssi ei ole merkityksellistä, ei ehkä kannata raportoida kohdetta johdolle.
Tutki variansseja. Suorita yksityiskohtainen selvitys todellisista kustannustiedoista epäedullisen varianssin syyn selvittämiseksi.
Toimia. Suosittele johdolle edellisessä vaiheessa saatujen tietojen perusteella tarvittavia korjaavia toimenpiteitä jatkuvien epäedullisten kustannusvaihtelujen riskin pienentämiseksi.
Edeltäviä vaiheita suositellaan vain, jos yritys yrittää rutiininomaisesti pakottaa todelliset kustannuksensa vastaamaan budjetoitua kustannusrakennettaan. Jos budjettia ei ole, vaihtoehtoinen tapa harjoittaa kustannusten hallintaa on piirtää tuloslaskelman yksittäiset kustannusrivit trendiriville. Jos trendiviivalla on epätavallinen piikki, piikki tutkitaan suhteessa keskimääräiseen kustannustasoon ja toteutetaan korjaavat toimet. Siten toiminta ilman budjettia eliminoi edellisen toimintaluettelon kaksi ensimmäistä vaihetta, mutta kustannusten hallinta vaatii edelleen tutkintatyötä ja suosituksia johdolle korjaaviin toimiin.
Julkisesti pidetyn yrityksen osakkeenomistajat ovat erityisen kiinnostuneita kustannustenhallintajärjestelmästä, koska he ymmärtävät, että tiukka valvonta antaa yritykselle huomattavan vaikutuksen sen kassavirtoihin ja raportoituihin voittoihin.
