Peruslaskentakaava muodostaa kaksinkertaisen kirjanpidon loogisen perustan. Kaava on:
Varat = velat + oma pääoma
Kirjanpidon peruskaavan kolme osaa ovat:
Omaisuus. Nämä ovat yrityksen aineelliset ja aineettomat hyödykkeet, kuten käteinen, myyntisaamiset, vaihto-omaisuus ja käyttöomaisuus.
Velat. Nämä ovat yrityksen velvollisuudet maksaa velkojilleen, kuten ostovelat, kertyneet palkat ja lainat.
Oma pääoma. Tämä on sijoittajilta saatuja varoja sekä kertyneitä voittoja, joita ei ole jaettu sijoittajille.
Pohjimmiltaan yritys käyttää velkoja ja omaa pääomaa saadakseen riittävän rahoituksen toimintansa tarpeisiin.
Peruslaskentakaavan on oltava tasapainossa koko ajan. Jos ei, päiväkirjamerkintä on syötetty väärin, ja se on korjattava ennen tilinpäätöksen laatimista. Tämä tasehallintavaatimus näkyy helpoimmin taseessa (tunnetaan myös nimellä tase taseesta), jossa kaikkien varojen kokonaismäärän on vastattava kaikkien velkojen ja oman pääoman yhdistelmää.
Kirjanpidon peruskaava on yksi kirjanpidon perustekijöistä, koska se muodostaa perustan kaikkien kirjanpitotapahtumien kirjaamiselle. Pohjimmiltaan, jos kirjanpidon peruskaavan molemmat puolet eivät täsmää koko ajan, kirjanpitojärjestelmässä on virhe, joka on korjattava.
Seuraava taulukko osoittaa, kuinka useita tyypillisiä kirjanpitotapahtumia kirjataan kirjanpitoyhtälön puitteissa:
