Käyttöomaisuuden menettelyt

Omaisuuden tunnustamismenettely

Yksi alueista, joilla menettely voi olla varsin hyödyllinen, on käyttöomaisuuden alkuperäinen kirjaaminen kirjanpitojärjestelmään, koska kyseessä on suhteellisen monimutkainen tapahtuma. Menetelmä omaisuuserien kirjaamisprosessin loppuun saattamiseksi on esitetty alla:

1. Määritä perusyksikkö. Määritä omaisuuserän perusyksikkö. Tämä määritys perustuu useisiin tekijöihin, kuten siihen, ovatko omaisuuden eri komponenttien taloudelliset vaikutusajat merkittävästi erilaiset, millä tasolla haluat seurata omaisuutta fyysisesti, ja varojen seurannan kustannustehokkuudesta eri yksityiskohdilla .
2. Kokoa kustannukset. Kokoa perusyksikön kokonaiskustannukset. Nämä ovat kaikki kustannukset, jotka aiheutuvat perusyksikön hankkimisesta ja saattamisesta sen käyttöön tarkoitettuun kuntoon ja sijaintiin. Näihin toimintoihin voi sisältyä perusyksikön rakentaminen, ostokustannukset ja niihin liittyvät hallinnolliset ja tekniset toimet.
3. Vastaa isojen kirjainten rajoitusta. Selvitä, ylittävätkö perusyksikön kokonaiskustannukset yrityksen pääomarajan. Jos näin ei ole, perittäkää menot kuluiksi toteutuneina. Muussa tapauksessa jatka seuraavaan vaiheeseen.
4. Määritä omaisuusluokkaan. Määritä perusyksikkö sopivimpaan omaisuusluokkaan, johon on olemassa pääkirjaluokka (kuten huonekalut ja kalusteet, toimistolaitteet tai ajoneuvot).
5. Luo päiväkirjamerkintä. Luo päiväkirjamerkintä, joka veloittaa omaisuustilin asianmukaisesta omaisuusluokasta ja hyvittää menotilin, johon perusyksikön kustannukset oli alun perin tallennettu.

Kiinteän omaisuuden tietueiden luomismenettely

Käyttöomaisuuteen kirjattujen tietojen tarkka tyyppi vaihtelee liiketoiminnan mukaan, mikä tarkoittaa, että seuraavaa menettelyä saatetaan joutua mukauttamaan. Seuraava esimerkkimenettely on tarkoitettu valmistavan omaisuuden kirjaamiseen.

1. Luo tietue. Luo uusi tietue omaisuudelle ja anna sille seuraava peräkkäinen tietueen numero. Jos ohjelmisto tallennetaan tietokonejärjestelmään, ohjelmisto antaa tietueen numeron. Jos ei, käyttöomaisuuden kirjanpitäjä tekee niin.
2. Kirjoita kuvaus. Kuvaile omaisuus yhdellä lauseella. Jos tämä omaisuus on samanlainen kuin yrityksen muut varat, käytä samaa kuvausmuotoa. Muussa tapauksessa harkitse valmistajan antaman kuvauksen käyttöä.
3. Anna tagin numero. Luettele numero yrityksen toimittamaan laitteeseen kiinnitetyssä tagissa (jos sellainen on). Jos tunnisteita ei käytetty, kirjoita Ei tunnisteita.
4. Syötä sarjanumero. Syötä valmistajan toimittama sarjanumero laitteeseen. Jos sarjanumeroa ei löydy, ota yhteyttä valmistajaan saadaksesi selville, missä sen pitäisi sijaita. Jos sarjanumeroa ei ole, kirjoita "Ei sarjanumeroa".
5. Huomaa omaisuuden sijainti. Huomaa omaisuuden sijainti. Määritä sijainti mahdollisuuksien mukaan ainakin rakentamalla ja mieluiten huoneittain. Jos se sijaitsee tuotantoalueella, määritä työkeskus, jossa se sijaitsee.
6. Määritä vastuu. Ilmoita varallisuudesta vastaavan henkilön nimi tai ainakin tehtävänimike.
7. Kirjaa ostopäivä. Ilmoita kuukausi ja vuosi, jolloin omaisuus oli valmis käyttötarkoitukseensa, ja onko sitä tosiasiallisesti käytetty kyseisenä päivänä.
8. Anna hinta. Syötä omaisuuden alkuperäiset aktivoidut kokonaiskustannukset. Tämän on vastattava omaisuuden pääkirjaan tai käyttöomaisuuspäiväkirjaan kirjattua määrää. Älä käytä toimittajalaskussa mainittua määrää, koska muut kustannukset ovat saattaneet olla lisättyjä. Tässä vaiheessa oletetaan, että käyttöomaisuusohjelmistolla ei ole suoraan siihen liitettyjä tietoja pääkirjasta tai käyttöomaisuuspäiväkirjasta.
9. Määritä omaisuusluokkaan. Määritä omaisuuserä omaisuusluokkaan vertaamalla sen ominaisuuksia yrityksen käyttämiin vakioluokkiin. Jos olet epävarma, tarkista niihin liittyvät omaisuuserät ja määritä ne luokat, joihin ne on osoitettu. Tämä on tärkeä askel, koska taloudelliset vaikutusajat ja poistomenetelmät määritetään usein automaattisesti omaisuusluokan perusteella.
10. Anna käyttöikä. Jos järjestelmä ei määritä käyttöikää automaattisesti omaisuusluokan perusteella, ilmoita käyttöikä.
11. Hyväksy tietue. Pyydä ohjainta tarkistamaan ja hyväksymään tiedosto. Korjaa arvostelijan havaitsemat ongelmat.
12. Tallenna levy. Jos tiedot tallennetaan kokonaan manuaaliseen järjestelmään, tallenna ne omaisuusluokittain ja sitten tietueen numeroiden mukaan käyttöomaisuuden tietuetiedostoihin.

Poistomenettely

Pitäisi olla yksityiskohtainen poistomenettely, jossa määritetään tarkalleen, miten kukin käyttöomaisuus luokitellaan ja miten se poistetaan sen omaisuusluokan perusteella, jolle se on määritetty. Perusmenettely on:

1. Määritä omaisuusluokka. Sovita käyttöomaisuus yrityksen vakioluokan kuvausten mukaisesti. Jos et ole varma, mitä luokkaa oikein käyttää, tutki eri luokkiin jo määritetyt varat tai ota yhteyttä ohjaimeen.
2. Määritä poistokertoimet. Määritä käyttöomaisuushyödykkeelle taloudellinen vaikutusaika ja poistomenetelmä, jotka on standardoitu omaisuuseräluokalle, johon se kuuluu. Tämä määritetään automaattisesti joissakin atk-järjestelmissä, joissa omaisuusluokan määrittäminen määrittää omaisuuserälle automaattisesti käyttöiän ja poistomenetelmän.
3. Määritä pelastusarvo. Neuvottele osto- tai teollisuustekniikan henkilöstön kanssa selvittääkseen, onko omaisuuserän odotettavissa olevan jäännösarvon sen käyttöiän lopussa. Jos tämä säästöarvo ylittää yrityksen vähimmäisvarastoarvoja koskevan käytännön, huomioi se poistolaskennassa.
4. Luo poistolaskenta. Luo poistolaskelma, joka perustuu omaisuusluokan taloudelliseen pitoaikaan ja poistoihin käyttämällä omaisuuserän kustannuksia vähennettynä mahdollisella arvolla. Tämä tehdään automaattisesti käyttöomaisuuden ohjelmistopakettiin syötetyille varoille, mutta se on muuten luotava manuaalisesti.
5. Tulosta poistoraportti. Tulosta poistoraportti lajiteltu omaisuusluokittain.
6. Luo päiväkirjamerkintä. Luo kuukausittainen poistopäiväkirjamerkintä käyttäen vakiopoikkeamallia. Vakiomerkintä on kirjata poistot (yhteensä tai osastoittain) poistokuluihin ja kirjata hyvitys kullekin omaisuusluokalle kertyneille poistotileille. Nämä tiedot saadaan poistoraportin kokonaissummasta.
7. Syötä tapahtuma. Tallenna päiväkirjamerkintä kirjanpito-ohjelmistoon.
8. Tiedostojen varmuuskopiointimateriaalit. Liitä poistoraportti päiväkirjaan ja kirjoita se päiväkirjamerkintöihin.

Yksiköiden välinen siirtomenettely

Jos käyttöomaisuutta siirretään säännöllisesti osastojen välillä, on oltava menettely, joka varmistaa, että asiaankuuluvat tietueet päivitetään. Menettelyvaiheet ovat:

1. Täytä lomake, joka yksilöi, mikä omaisuus siirretään osastolta. Tähän tulee sisältyä yksilöllinen omaisuuden tunnistetunnus ja yleinen kuvaus omaisuudesta. Tämän osaston johtaja allekirjoittaa lomakkeen vahvistaakseen, että omaisuus on siirrettävä muualle.
2. Omaisuuden vastaanottavan osaston johtaja allekirjoittaa myös lomakkeen vastaanottamisen vahvistamiseksi.
3. Välitä lomake käyttöomaisuuden kirjanpitäjälle, joka käyttää kirjanpitojärjestelmän omaisuustietuetta ja osoittaa omaisuuden vastaanottavalle osastolle. Kirjanpitäjä siirtää myös siihen liittyvät poistot vastaanottavalle osastolle.
4. Lähetä kopiot lomakkeesta molemmille osastopäälliköille heidän kirjaamista varten.