Dunner-kirje on asiakkaalle lähetetty ilmoitus, jossa todetaan, että se on erääntynyt maksettaessa myyntisaamisia lähettäjälle. Dunn-kirjeet seuraavat tyypillisesti etenemistä kohteliaista muistutuksista tiukempiin maksuvaatimuksiin, jos asiakas ei vastaa maksamiseen. Ensimmäisten asiakkaalle lähetettävien kirjeiden tulisi olla kohteliaita, teoriassa, että asiakas on yksinkertaisesti unohtanut maksamisen ja yritys haluaa säilyttää liikearvonsa tulevaa liiketoimintaa varten.
Ajan myötä yhtiö alkaa kuitenkin muuttaa olettamistaan liiketoiminnan jatkamisesta asiakkaan kanssa ja pyrkii siten vähentämään asiakkaan liikearvon määrää, jonka se haluaa pitää hyväksi nyt maksettavaksi. Kirjeen sävystä riippumatta siinä ilmoitetaan aina erääntyvä summa, maksamattoman laskun päivämäärä, laskun numero ja mahdolliset viivästyssakot tai korkosakot.
Jossakin vaiheessa normaalin maksupäivän jälkeen kirjeiden antamisen tehokkuus heikkenee, joten yritys lopettaa niiden käytön ja luottaa sen sijaan henkilökohtaisiin kontakteihin, asianajajiin ja perintätoimistoihin.
Dunnakirjeellä voi olla erilainen fyysinen muoto. Alun perin se oli kirje, joka saatettiin lähettää tavallisena postina, kirjattuna kirjeenä tai yön yli, jotta voidaan välittää pyynnön lisääntyvä kiireellisyys sekä luoda rekisteri vastaanottamisesta (kirjattavan postin tai yön yli tapahtuvan toimituksen tapauksessa) . Tyhjä kirje voidaan kuitenkin lähettää myös faksina, sähköpostina tai jopa tekstiviestinä. Nämä sähköiset toimitustavat voivat harhautua (etenkin faksi), eivätkä ne välttämättä ole yhtä tehokkaita kuin perinteisempi paperipohjainen menetelmä.
Aikakirjeet luodaan usein tietokoneella, ilman inhimillistä panosta. Järjestelmä on määritetty käyttämään tiettyä tekstiä, jos maksua ei ole suoritettu tietyn päivän aikana, ja käyttämään sitten erilaista tekstiä kirjeille, jotka on luotu sen jälkeen, kun pidempi aika on kulunut ilman maksua. Voi olla tehokkaampaa viljellä tehtävää luoda ja lähettää kirjeitä kolmannelle osapuolelle.
Luotto-osaston henkilökunta voi muuttaa ajoittain näiden automaattisesti luotujen kirjeiden ajoitusta tai sisältöä, jos heidän mielestään jokin vaihtelu parantaa keräysastetta. Tämä voidaan toteuttaa A-B-testauksella, jossa annetaan kaksi versiota kirjaimesta ja kunkin tehokkuutta seurataan; jos yksi versio johtaa useampiin asiakasmaksuihin, tästä versiosta tulee uusi oletuskirje, jota käytetään.
On olemassa sääntöjä, jotka säätelevät uhkaavuuden tasoa, joka voidaan sisällyttää surkeaan kirjeeseen riippuen hallituksen asuinpaikasta, jossa asiakas asuu, joten sinun on vältettävä liian ankaria kirjeitä.
Dunner-kirje ei ole sama kuin kuukauden lopun lausunto. Tiliote lähetetään kaikille asiakkaille, joilla on maksamattomia laskuja kuukauden lopussa. Lauseke sisältää kaikki laskut, joita ei ole vielä maksettu, vaikka ne eivät vielä olisikaan maksettavia. Lausetta ei pidetä häirinnänä, vaan pikemminkin yksinkertaisena tiliotteena ajankohtana. Sitä pidetään kuitenkin edelleen keräystyökaluna, koska se voi johtaa asiakaskyselyihin laskuista, joita heillä ei ole kirjanpidossaan ja joita he eivät siis olisi maksaneet.
