Katsaus saamisiin
Kun tavaroita tai palveluita myydään asiakkaalle ja asiakkaan sallitaan maksaa myöhemmin, tätä kutsutaan luottomyynniksi, mikä luo asiakkaalle velvollisuuden maksaa myyjälle. Päinvastoin, tämä luo myyjälle omaisuuden, jota kutsutaan myyntisaamisiksi. Tätä pidetään lyhytaikaisena omaisuutena, koska myyjälle maksetaan yleensä alle vuodessa.
Myyntisaaminen dokumentoidaan laskulla, jonka myyjä on vastuussa asiakkaalle laskutusmenettelyn kautta. Laskussa kuvataan asiakkaalle myydyt tavarat tai palvelut, summa, jonka se on myyjälle velkaa (mukaan lukien myyntiverot ja rahtikulut) ja milloin sen on tarkoitus maksaa.
Jos myyjä toimii kassaperusteisessa kirjanpidossa, se kirjaa tapahtumat kirjanpitoonsa (jotka sitten kootaan tilinpäätökseen) vain, kun käteinen joko maksetaan tai vastaanotetaan. Koska laskun laskemisessa ei muuteta käteistä, kirjanpidossa ei ole kirjaa saamisista. Vasta kun asiakas maksaa, myyjä kirjaa myynnin.
Jos myyjä toimii laajemmin käytetyn suoriteperusteisen kirjanpidon mukaisesti, se kirjaa liiketoimet riippumatta käteisen muutoksista. Tämä on järjestelmä, johon myyntisaamiset kirjataan. Lisäksi on olemassa riski, että asiakas ei maksa. Jos näin on, myyjä voi joko veloittaa nämä tappiot kustannuksina, kun ne syntyvät (tunnetaan suoranainen poistomenetelmä), tai se voi ennakoida tappioiden määrän ja laskea arvioidun määrän kuluksi (tunnetaan hyvitysmenetelmänä). Jälkimmäinen menetelmä on suositeltava, koska myyjä sovittaa tulot samaan ajanjaksoon kuuluvien luottotappioiden kanssa (tunnetaan vastaavuusperiaatteena).
Seuraavassa kuvataan näitä käsitteitä.
Palvelujen myynnin kirjaaminen luotolla
Kun palveluja myydään asiakkaalle, myyjä luo yleensä laskun kirjanpito-ohjelmistoonsa, joka luo automaattisesti merkinnän myyntitilin hyvittämiseksi ja myyntitilin veloittamiseksi. Kun asiakas maksaa myöhemmin laskun, myyjä veloitti kassatilin ja hyvitti myyntitilin. Esimerkiksi ABC International laskuttaa asiakkaalta 10 000 dollaria palveluista ja tallentaa seuraavan merkinnän:
