Ennakkomaksujärjestelmä on kirjanpitojärjestelmä pienen käteisen maksamiseksi ja sen jälkeen täydentämiseksi. Pikkukassa on pieni käteisvarasto, jota pidetään yrityksen toimipaikassa satunnaisiin käteistarpeisiin. Ennakkomaksujärjestelmä on suunniteltu tarjoamaan alkeellinen manuaalinen menetelmä pienten käteisvarojen ja käteisen käytön seuraamiseksi. Ennakkojärjestelmän olennaiset piirteet ovat:
Pienelle kassarahastolle kohdistetaan kiinteä määrä käteistä, joka ilmoitetaan pääkirjan erillisellä tilillä.
Kaikki käteissijoitukset pienestä kassarahastosta dokumentoidaan kuitteineen.
Pienikassarahaston määräajoin täydennysten perustana käytetään pieniä käteisvaroja.
Odotettujen ja todellisten rahastosaldojen välisiä eroja tarkistetaan ja tutkitaan säännöllisesti.
Pohjimmiltaan kulut kirjataan, kun pienille kassarahastoille tehdään uusia käteisvaroja yrityksen tililtä. Kun käteinen maksetaan sekkitililtä, merkinnällä tarkoitetaan veloitusta eri kuluista, joista pieni käteisvarahenkilö toimittaa kuitit, ja hyvitystä käteistilille.
Ellei pienikassarahastolle osoitettua käteismäärää muuteta tarkoituksella, ei ole mitään syytä, miksi pienen käteissaldon dokumentoimiseksi käytetylle tilille pitäisi koskaan tehdä uusi merkintä, koska kaikki pienet käteisvarat tulevat yrityksen tarkkailutililtä.
Tämän järjestelmän pääpiirre on tarve dokumentoida kaikki menot. Näin tekeminen on erinomainen tapa ylläpitää korkeaa valvontaa käteismaksuissa.
Ennakkomaksujärjestelmän suosio on laskussa, koska monet yritykset haluavat mieluummin käyttää yrityksen luottokortteja satunnaisiin ostoksiin tai antaa työntekijöiden maksaa käteistä ja sitten hakea korvausta yrityksen kulukorvausjärjestelmän kautta. Ennakkomaksujärjestelmä voi myös aiheuttaa käteisvuotoja yrityksestä joko käteisvarkauksien takia tai siksi, että pieni kassanhoitaja ei tee kunnollista maksujen kirjaamista.
