Kustannusvaihtelu on tosiasiallisesti aiheutuneiden kustannusten ja budjetoidun tai suunnitellun kustannussumman välinen ero. Kustannuseroja seurataan yleisimmin kustannusrivien kohdalla, mutta niitä voidaan seurata myös työ- tai projektitasolla, kunhan on olemassa budjetti tai standardi, jonka perusteella se voidaan laskea. Nämä varianssit ovat vakio osa monia johdon raportointijärjestelmiä. Jotkut kustannusvaihtelut virallistetaan standardilaskelmiin. Seuraavassa on esimerkkejä erityistyyppisiin kustannuksiin liittyvistä variansseista:
Suora materiaalihinnan vaihtelu
Kiinteä yleiskustannusvarianssi
Työvoiman vaihtelu
Ostohinnan vaihtelu
Vaihteleva yleiskustannusvarianssi
Ero on epäsuotuisa, kun toteutuneet kustannukset ovat suuremmat kuin budjetoitu. Vaihtelu on suotuisaa, kun toteutuneet kustannukset ovat pienemmät kuin budjetoitu. Se, johtuuko varianssi positiiviseksi vai negatiiviseksi, johtuu osittain siitä huolellisuudesta, jolla alkuperäinen budjetti koottiin. Jos budjetoidulle kustannukselle ei ole kohtuullista perustaa, tuloksena oleva varianssi voi olla merkityksetön johdon näkökulmasta.
Kustannuserot yleensä seuraavat, tutkivat ja raportoivat kustannuserot. Tämä henkilö määrittää syyn, miksi varianssi tapahtui, ja raportoi tulokset johdolle, mahdollisesti yhdessä suosituksen toimintojen muuttamisesta varianssin koon pienentämiseksi (jos se on epäedullista) tulevaisuudessa.
Ei ole aina hyödyllistä haudata johtoa analysoimalla kaikki mahdolliset kustannusvaihtelut. Sen sijaan kustannuslaskijan tulisi määrittää, mitkä varianssit ovat riittävän suuria kiinnittääkseen heidän huomionsa tai onko tilanteen parantamiseksi ryhdyttävä toimiin. Siksi kustannusvarianssiraportin tulisi sisältää vain muutama erä kuukaudessa, mieluiten suositeltavien toimenpiteiden kanssa.
Kaikki epäsuotuisat varianssit eivät ole huonoja. Enemmän rahaa yhdellä alueella voi luoda suotuisan varianssin muualle. Esimerkiksi ehkä on tarpeen käyttää kaksi kertaa enemmän ennaltaehkäisevään kunnossapitoon, jotta vältetään paljon suurempi kokonaiskustannus, joka liittyy käyttöomaisuuden korvaamiseen useammin. Siksi on joskus parempi tarkastella kustannuseroja koko osaston, laitoksen tai tuotelinjan tasolla eikä tarkemmalla tasolla. Tämä korkeampi analyysitaso antaa johtajille tilaa varojen jakamiseen tavalla, joka on suunniteltu parantamaan kokonaistuloja.
